会計事務所・法律事務所向けのAI電話アシスタント

事務所が電話に求めること

会計事務所や法律事務所への電話は、いくつかの種類に分かれます。新規の問い合わせ、案件の進捗を確認したい既存の顧客、関係者（銀行、他の事務所、ATOや裁判所）、そして営業電話です。電話アシスタントには次のことが求められます。

• 選別：誰がなぜ電話しているのかを把握する。
• 伝言を漏れなく受け、適切な人に送る。
• 振り分け：急ぎの電話を、対応できる人に回す。
• 初回面談の予約：必要であれば。
• 助言はしない。 発信者の法的立場や税務上の立場について決して話さない。

事務所に合う3つの選択肢

Smith.ai AI Receptionist

Smith.ai は24時間365日応答し、見込み客を選別して振り分け、通話を録音して要約を作成します。スケジューリングは「Calendly など」に対応し、Clio や Zapier と連携します。事務所にとって一番の特長は「北米拠点の有人受付」への転送で、人と話したい発信者は人につながります。課金は通話件数単位です。Free プランは25件まで含まれ、以降は1件US$3、Pro は75件で月US$150から（以降1件US$2.00）です。解約には30日前の予告が必要です。米国中心で、オーストラリアに対応しているとは書かれていません。

Upfirst

Upfirst は Clio に直接予約を入れられ、Google、Outlook、Acuity、Calendly、Square にも対応します。ウォーム転送と順次転送、双方向SMS、通話の要約、35以上の言語に対応しています。全通話、溢れた電話のみ、または営業時間外のみに応答できるので、自社の受付を最初の窓口として残したい事務所に向いています。課金は通話件数単位で、Starter は30件で月US$24.95、15秒未満の通話と迷惑電話には課金されません。料金はUSD建てで、サポートは米国東部時間で対応しています。

Johnni

Johnni はブリスベンを拠点とし、対象事業に会計事務所と法律事務所を挙げています。オーストラリアのローカル番号がもらえ、ウォーム転送ができ、スケジューラーは Google カレンダーまたは Outlook と同期します。業務ソフトとの連携先に HubSpot があり、連携は有料オプション（事業ごとに見積もり）です。Solo は年払いで200分、月A$134、GST（オーストラリアの消費税）別です。Johnni は Clio や診療所・事務所管理ソフトの名前を挙げていないので、確認してください。

選別と伝言の受付

多くの事務所にとって最も価値があるのは、予約よりも質の高い伝言です。電話の種類ごとに伝言のテンプレートを作り、アシスタントに記入させてください。新規の問い合わせなら、たとえば次のようになります。

• 氏名、会社名、最も連絡のつく電話番号
• 案件やサービスの種類（確定申告、BAS、家族法、賃貸借契約の確認）
• 発信者が話した期限
• 事務所を知ったきっかけ

既存の顧客については、顧客名と案件、通常の担当者が必要です。伝言の届き方も確認してください。メール、SMS、または事務所のソフトです。Upfirst は双方向SMSに対応しています。Smith.ai のSMSブランディングは Pro 以上で使えます。

急ぎの電話と利益相反に関わる電話

すぐにつなぐ電話を前もって決めておいてください。よくあるルールは次のとおりです。

• すぐにつなぐ: 今日が期限の顧客、裁判所や審判所、身柄を拘束されている顧客や急ぎの審理を控えた顧客、パートナーが待っている規制当局からの電話。
• 伝言のみ: 新規の問い合わせ、一般的な近況連絡、営業電話。

製品が実際に対応している転送ルールを使ってください。Smith.ai、Upfirst、Johnni はいずれも何らかの転送に対応しています。順次転送（ある人を呼び出し、出なければ次の人へ）は Upfirst と Rosie が挙げています。

利益相反: アシスタントは関係者の名前を集めることはできますが、利益相反があるかどうかを判断したり、事務所が受任できるかどうかを伝えたりしてはいけません。スタッフが確認すると伝えさせ、それまでは機密情報を話さないよう発信者にお願いさせてください。

事務所には通話件数課金と分単位課金のどちらがよいか

事務所への電話は長くなりがちです。通話件数単位のプラン（Smith.ai、Upfirst）では、10分の新規問い合わせも1分の間違い電話も同じ料金です。分単位のプラン（Johnni）は、ほとんどの電話が短い伝言であれば予測しやすくなります。1か月分の通話履歴を取り出し、通話件数と合計通話時間を数えて、両方の料金を計算してください。そのうえで、超過料金と解約予告期間について選び方のチェックリストを読んでください。

よくある質問