AI-telefonassistenter för redovisnings- och advokatbyråer

Vad en byrå behöver av telefonen

Samtal till en redovisnings- eller advokatbyrå faller i några grupper: nya förfrågningar, befintliga klienter som jagar sitt ärende, andra parter (banker, andra byråer, australiska skatteverket ATO eller en domstol) och säljsamtal. En telefonassistent ska:

• Sålla: ta reda på vem som ringer och varför.
• Ta ett fullständigt meddelande och skicka det till rätt person.
• Styra brådskande samtal till en person som kan agera.
• Boka första möten, om du vill det.
• Hålla sig borta från rådgivning. Den ska aldrig tala om för en uppringare hur deras juridiska eller skattemässiga läge ser ut.

Tre alternativ som passar byråer

Smith.ai AI Receptionist

Smith.ai svarar dygnet runt, kvalificerar och styr leads, spelar in samtal och skriver sammanfattningar. Bokningen fungerar med ”Calendly & more” (Calendly m.fl.), och den kopplar till Clio och Zapier. Det som sticker ut för byråer är koppling till ”a live North America-based receptionist” (en levande receptionist baserad i Nordamerika), så att en uppringare som behöver en människa får en. Den debiterar per samtal: Free-planen innehåller 25 samtal, sedan US$3 per samtal, och Pro börjar på US$150 i månaden för 75 samtal (US$2,00 per samtal därefter). Uppsägningstiden är 30 dagar. Den är inriktad på USA och säger inte att den betjänar Australien.

Upfirst

Upfirst bokar direkt i Clio, liksom i Google, Outlook, Acuity, Calendly och Square. Den erbjuder varm koppling och kaskadkoppling, sms åt båda hållen, samtalssammanfattningar och fler än 35 språk. Den kan svara på alla samtal, bara överflöd eller bara efter kontorstid, vilket passar en byrå som vill att den egna receptionisten ska svara först. Debiteringen är per samtal: Starter kostar US$24,95 i månaden för 30 samtal, och samtal under 15 sekunder och spam debiteras inte. Priserna är i USD och supporten följer amerikansk östkusttid.

Johnni

Johnni finns i Brisbane och nämner redovisnings- och advokatbyråer bland de företag den betjänar. Du får ett lokalt australiskt nummer, den varmkopplar samtal och synkar sin schemaläggare med Google Calendar eller Outlook. HubSpot finns bland integrationerna mot jobbsystem, som är ett betalt tillägg prissatt per företag. Solo kostar A$134 i månaden exkl. GST (australisk moms) vid årsfakturering för 200 minuter. Johnni namnger inte Clio eller något ärendehanteringssystem, så fråga.

Sållning och meddelanden

De flesta byråer får mest värde av bra meddelanden, inte av bokningar. Skriv en meddelandemall för varje typ av samtal och låt assistenten fylla i den. För en ny förfrågan kan det vara:

• Fullständigt namn, företagsnamn och bästa telefonnummer
• Typ av ärende eller tjänst (deklaration, BAS (australisk moms- och skatterapport), familjerätt, granskning av hyresavtal)
• Eventuell tidsfrist som uppringaren nämner
• Hur de hörde talas om byrån

För befintliga klienter behöver assistenten klientens namn och ärende, och vem som brukar hantera det. Kontrollera hur meddelandena kommer fram: via e-post, sms eller i ert ärendesystem. Upfirst erbjuder sms åt båda hållen. Smith.ais sms med eget varumärke finns från Pro och uppåt.

Brådskande och jävskänsliga samtal

Bestäm i förväg vad som ska kopplas fram direkt. Typiska regler:

• Koppla fram: en klient med en tidsfrist i dag, en domstol eller nämnd, en klient som är frihetsberövad eller står inför en brådskande förhandling, ett samtal från en tillsynsmyndighet som delägaren väntar på.
• Bara meddelande: nya förfrågningar, allmänna uppdateringar, säljsamtal.

Använd kopplingsregler som produkten faktiskt stöder. Smith.ai, Upfirst och Johnni erbjuder alla någon form av koppling. Kaskadkoppling (först en person, sedan nästa) listas av Upfirst och Rosie.

Jäv: en assistent kan samla in namnen på de inblandade parterna, men den får inte avgöra om det föreligger jäv eller säga om byrån kan åta sig uppdraget. Låt den säga att en medarbetare återkommer och be uppringaren att inte dela konfidentiella uppgifter innan dess.

Per samtal eller per minut för en byrå?

Samtal till byråer brukar vara långa. Med en plan per samtal (Smith.ai, Upfirst) kostar en ny förfrågan på tio minuter lika mycket som ett felringt samtal på en minut. En plan per minut (Johnni) är lättare att förutse om de flesta samtal är korta meddelanden. Ta fram en månads samtalslogg, räkna samtal och totalt antal minuter, och räkna på båda. Läs sedan checklistan så väljer du om överskridanden och uppsägningstider.

Vanliga frågor