AI-telefonassistenter til revisorer og advokatfirmaer

Hvad et firma har brug for fra telefonen

Opkald til en revisor- eller advokatpraksis falder i nogle få grupper: nye henvendelser, eksisterende klienter, der rykker for deres sag, andre parter (banker, andre firmaer, den australske skattemyndighed (ATO) eller en domstol) og salgsopkald. En telefonassistent bør:

• Screene: finde ud af, hvem der ringer, og hvorfor.
• Tage en fuld besked og sende den til den rette person.
• Omstille hasteopkald til en person, der kan handle.
• Booke første møder, hvis du ønsker det.
• Holde sig fra rådgivning. Den må aldrig fortælle en opkalder, hvordan vedkommendes juridiske eller skattemæssige stilling er.

Tre muligheder, der passer til firmaer

Smith.ai AI Receptionist

Smith.ai svarer 24/7, kvalificerer og fordeler leads, optager opkald og skriver resuméer. Dens booking fungerer med »Calendly & more« (Calendly m.fl.), og den forbinder til Clio og Zapier. Dens stærkeste funktion for firmaer er viderestilling til »a live North America-based receptionist« (en levende receptionist med base i Nordamerika), så en opkalder, der har brug for et menneske, får et. Den fakturerer pr. opkald: Free-planen inkluderer 25 opkald, derefter US$3 pr. opkald, og Pro starter ved US$150 om måneden for 75 opkald (US$2,00 pr. opkald derefter). Den kræver 30 dages opsigelsesvarsel. Den er fokuseret på USA og siger ikke, at den betjener Australien.

Upfirst

Upfirst booker direkte i Clio samt i Google, Outlook, Acuity, Calendly og Square. Den tilbyder varm viderestilling og kaskadeviderestilling, tovejs-sms, opkaldsresuméer og mere end 35 sprog. Den kan besvare alle opkald, kun overløb eller kun opkald uden for åbningstid, hvilket passer til et firma, der vil have sin egen receptionist til at tage telefonen først. Faktureringen er pr. opkald: Starter koster US$24,95 om måneden for 30 opkald, og opkald under 15 sekunder samt spam faktureres ikke. Priserne er i USD, og supporten følger amerikansk østkysttid.

Johnni

Johnni har base i Brisbane og nævner revisorer og advokatfirmaer blandt de virksomheder, den betjener. Den giver dig et australsk lokalnummer, viderestiller opkald med varm overlevering og synkroniserer sin planlægger med Google Calendar eller Outlook. HubSpot er blandt dens integrationer med sagsstyringssoftware, som er et betalt tilkøb prissat pr. virksomhed. Solo koster A$134 om måneden ekskl. GST (australsk moms) ved årlig betaling for 200 minutter. Johnni nævner hverken Clio eller andre praksissystemer, så spørg.

Screening og beskeder

De fleste firmaer får mest værdi ud af gode beskeder, ikke bookinger. Skriv en beskedskabelon for hver type opkald, og lad assistenten udfylde den. For en ny henvendelse kan det være:

• Fulde navn, virksomhedsnavn og bedste telefonnummer
• Type sag eller ydelse (selvangivelse, momsindberetning (BAS), familieret, gennemgang af lejekontrakt)
• Eventuelle frister, opkalderen nævner
• Hvordan de har hørt om firmaet

For eksisterende klienter skal assistenten have klientens navn og sag, og hvem der normalt håndterer den. Tjek, hvordan beskeder kommer frem: via e-mail, sms eller i dit praksissystem. Upfirst tilbyder tovejs-sms. Smith.ais sms-branding findes på Pro og derover.

Hastende og konfliktfølsomme opkald

Beslut på forhånd, hvad der skal stilles igennem med det samme. Typiske regler:

• Stil igennem: en klient med en frist i dag, en domstol eller et nævn, en klient, der er frihedsberøvet eller står over for et hastende retsmøde, et opkald fra en myndighed, som partneren venter på.
• Kun besked: nye henvendelser, generelle opdateringer, salgsopkald.

Brug viderestillingsregler, som produktet faktisk understøtter. Smith.ai, Upfirst og Johnni tilbyder alle en form for viderestilling. Kaskadeviderestilling (først én person, så den næste) nævnes af Upfirst og Rosie.

Interessekonflikter: En assistent kan indsamle navnene på de involverede parter, men den må ikke afgøre, om der er en interessekonflikt, eller sige, om firmaet kan påtage sig sagen. Lad den sige, at en medarbejder vil bekræfte det, og bede opkalderen om ikke at dele fortrolige oplysninger indtil da.

Pr. opkald eller pr. minut for et firma?

Opkald til firmaer er ofte lange. En plan pr. opkald (Smith.ai, Upfirst) betyder, at en ny henvendelse på ti minutter koster det samme som et forkert nummer på ét minut. En plan pr. minut (Johnni) er lettere at forudsige, hvis de fleste opkald er korte beskeder. Træk en måneds opkaldslog, tæl opkald og samlede minutter, og beregn prisen begge veje. Læs derefter tjeklisten i sådan vælger du om overforbrug og opsigelsesvarsler.

Spørgsmål folk stiller