KI-Telefonassistenten für Steuerberater und Anwaltskanzleien

Was eine Kanzlei vom Telefon braucht

Anrufe bei einer Steuerberatungs- oder Anwaltskanzlei fallen in wenige Gruppen: Neuanfragen, Bestandsmandanten, die nach ihrer Sache fragen, Dritte (Banken, andere Kanzleien, die ATO – das australische Finanzamt – oder ein Gericht) und Verkaufsanrufe. Ein Telefonassistent sollte:

• Vorfiltern: herausfinden, wer anruft und warum.
• Eine vollständige Nachricht aufnehmen und sie an die richtige Person schicken.
• Dringende Anrufe an jemanden weiterleiten, der handeln kann.
• Erstgespräche buchen, wenn Sie das möchten.
• Keine Beratung geben. Er sollte einem Anrufer niemals sagen, wie seine rechtliche oder steuerliche Lage ist.

Drei Optionen, die zu Kanzleien passen

Smith.ai AI Receptionist

Smith.ai nimmt rund um die Uhr an, qualifiziert und verteilt Anfragen, zeichnet Anrufe auf und schreibt Zusammenfassungen. Die Terminplanung funktioniert mit „Calendly & mehr“, und es gibt Anbindungen an Clio und Zapier. Die herausragende Funktion für Kanzleien ist die Weiterleitung an „eine echte Rezeptionskraft mit Sitz in Nordamerika“ – wer einen Menschen braucht, bekommt also einen. Abgerechnet wird pro Anruf: Der Free-Tarif enthält 25 Anrufe, danach US$3 pro Anruf, und Pro beginnt bei US$150 im Monat für 75 Anrufe (danach US$2,00 pro Anruf). Für eine Kündigung gilt eine Frist von 30 Tagen. Der Dienst ist auf die USA ausgerichtet und gibt nicht an, Australien zu bedienen.

Upfirst

Upfirst bucht direkt in Clio sowie in Google, Outlook, Acuity, Calendly und Square. Es bietet Weiterleitung mit Übergabe und Kaskaden-Weiterleitung, SMS in beide Richtungen, Anrufzusammenfassungen und über 35 Sprachen. Es kann alle Anrufe, nur den Überlauf oder nur Anrufe nach Geschäftsschluss annehmen – passend für eine Kanzlei, deren eigener Empfang weiterhin zuerst rangehen soll. Abgerechnet wird pro Anruf: Starter kostet US$24,95 im Monat für 30 Anrufe, und Anrufe unter 15 Sekunden sowie Spam werden nicht berechnet. Die Preise sind in USD, und der Support arbeitet nach US-Ostküstenzeit.

Johnni

Johnni sitzt in Brisbane und nennt Steuerberater und Anwaltskanzleien unter den Betrieben, die es bedient. Sie erhalten eine australische Ortsnummer, Anrufe werden mit Übergabe weitergeleitet, und der Terminplaner synchronisiert mit Google Calendar oder Outlook. HubSpot gehört zu den Anbindungen an Auftragssoftware, die eine kostenpflichtige Zusatzoption mit individuellem Angebot je Betrieb sind. Solo kostet A$134 im Monat zzgl. GST (australische Umsatzsteuer) bei jährlicher Abrechnung für 200 Minuten. Johnni nennt weder Clio noch eine andere Kanzleisoftware – fragen Sie also nach.

Vorfiltern und Nachrichten aufnehmen

Die meisten Kanzleien profitieren mehr von guten Nachrichten als von Terminbuchungen. Erstellen Sie für jede Anrufart eine Nachrichtenvorlage und lassen Sie den Assistenten sie ausfüllen. Für eine Neuanfrage könnte das sein:

• Vollständiger Name, Firmenname und beste Rückrufnummer
• Art des Anliegens oder der Leistung (Steuererklärung, BAS – die australische Umsatzsteuervoranmeldung –, Familienrecht, Prüfung eines Mietvertrags)
• Jede Frist, die der Anrufer erwähnt
• Wie er auf die Kanzlei aufmerksam wurde

Bei Bestandsmandanten braucht der Assistent den Namen des Mandanten, die Sache und wer sie üblicherweise betreut. Prüfen Sie, wie Nachrichten ankommen: per E-Mail, SMS oder in Ihrer Kanzleisoftware. Upfirst bietet SMS in beide Richtungen. SMS mit eigenem Branding gibt es bei Smith.ai ab Pro.

Dringende und konfliktsensible Anrufe

Legen Sie im Voraus fest, was sofort durchgestellt wird. Typische Regeln:

• Durchstellen: ein Mandant mit einer Frist heute, ein Gericht oder Schiedsgremium, ein Mandant in Haft oder vor einer dringenden Verhandlung, ein Anruf einer Aufsichtsbehörde, auf den der Partner wartet.
• Nur Nachricht: Neuanfragen, allgemeine Rückmeldungen, Verkaufsanrufe.

Nutzen Sie Weiterleitungsregeln, die das Produkt tatsächlich unterstützt. Smith.ai, Upfirst und Johnni bieten alle eine Form der Weiterleitung. Kaskaden-Weiterleitungen (erst eine Person versuchen, dann die nächste) werden von Upfirst und Rosie angeboten.

Interessenkonflikte: Ein Assistent kann die Namen der beteiligten Parteien erfassen, darf aber nicht entscheiden, ob ein Konflikt besteht, oder sagen, ob die Kanzlei das Mandat übernehmen kann. Lassen Sie ihn sagen, dass ein Mitarbeiter das bestätigen wird, und den Anrufer bitten, bis dahin keine vertraulichen Details zu nennen.

Pro Anruf oder pro Minute für eine Kanzlei?

Anrufe bei Kanzleien dauern oft lange. Bei einem Tarif pro Anruf (Smith.ai, Upfirst) kostet eine zehnminütige Neuanfrage dasselbe wie ein einminütiger Falschanruf. Ein Tarif pro Minute (Johnni) ist leichter planbar, wenn die meisten Anrufe kurze Nachrichten sind. Nehmen Sie das Anrufprotokoll eines Monats, zählen Sie Anrufe und Gesamtminuten und rechnen Sie beide Modelle durch. Lesen Sie dann die Checkliste Richtig auswählen zu Mehrkosten und Kündigungsfristen.

Häufige Fragen