مساعدات هاتفية بالذكاء الاصطناعي للمحاسبين ومكاتب المحاماة

ما يحتاجه المكتب من هاتفه

تنقسم المكالمات إلى مكتب محاسبة أو محاماة إلى بضع فئات: استفسارات جديدة، وعملاء حاليون يتابعون قضاياهم أو ملفاتهم، وأطراف أخرى (البنوك، ومكاتب أخرى، ومصلحة الضرائب الأسترالية ATO أو المحاكم)، ومكالمات المبيعات. ينبغي للمساعد الهاتفي أن:

• يفرز: يعرف من المتصل ولماذا.
• يأخذ رسالة كاملة ويرسلها إلى الشخص المناسب.
• يوجّه المكالمات العاجلة إلى شخص قادر على التصرف.
• يحجز الاجتماعات الأولى، إن أردت ذلك.
• يبتعد عن تقديم الاستشارات. لا ينبغي له أبدًا أن يخبر المتصل بوضعه القانوني أو الضريبي.

ثلاثة خيارات تناسب المكاتب

Smith.ai AI Receptionist

يرد Smith.ai على مدار الساعة، ويؤهّل العملاء المحتملين ويوجّههم، ويسجّل المكالمات ويكتب ملخصات. وتعمل الجدولة لديه مع "Calendly وغيره" (بصياغة المورّد مترجمةً)، ويتصل بـ Clio وZapier. وأبرز ميزة فيه للمكاتب هي التحويل إلى "موظف استقبال بشري مقيم في أمريكا الشمالية" (بصياغة المورّد مترجمةً)، فيحصل المتصل الذي يحتاج إلى إنسان على إنسان. ويفوتر بالمكالمة: تتضمن خطة Free المجانية 25 مكالمة، ثم US$3 للمكالمة، وتبدأ خطة Pro من US$150 شهريًا مقابل 75 مكالمة (US$2.00 للمكالمة بعد ذلك). ويطلب إشعارًا مسبقًا قدره 30 يومًا للإلغاء. وهو يركّز على الولايات المتحدة ولا يذكر أنه يخدم أستراليا.

Upfirst

يحجز Upfirst مباشرة في Clio، وكذلك في Google وOutlook وAcuity وCalendly وSquare. ويقدّم التحويل مع تمهيد والتحويل المتسلسل، ورسائل SMS ثنائية الاتجاه، وملخصات المكالمات، وأكثر من 35 لغة. ويمكنه الرد على كل المكالمات، أو الفائضة فقط، أو مكالمات ما بعد الدوام فقط، وهذا يناسب مكتبًا يريد أن يبقى موظف الاستقبال لديه في الصف الأول. والفوترة بالمكالمة: خطة Starter بسعر US$24.95 شهريًا مقابل 30 مكالمة، ولا تُحتسب المكالمات الأقل من 15 ثانية ولا المكالمات المزعجة. الأسعار بالدولار الأمريكي، والدعم يعمل وفق التوقيت الشرقي الأمريكي.

Johnni

مقرّ Johnni في بريزبن، ويُدرج المحاسبين ومكاتب المحاماة ضمن الأنشطة التي يخدمها. يمنحك رقمًا محليًا أستراليًا، ويحوّل المكالمات مع تمهيد، ويزامن أداة الجدولة لديه مع تقويم Google أو Outlook. ومن بين تكاملاته مع برامج الأعمال HubSpot، وهي إضافة مدفوعة يُحدَّد سعرها لكل نشاط. خطة Solo بسعر A$134 شهريًا غير شامل GST (ضريبة السلع والخدمات الأسترالية) بالفوترة السنوية مقابل 200 دقيقة. ولا يسمّي Johnni ‏Clio ولا أي برنامج لإدارة المكاتب، لذا اسأل.

الفرز وأخذ الرسائل

تستفيد معظم المكاتب أكثر من الرسائل الجيدة لا من الحجوزات. اكتب نموذج رسالة لكل نوع من المكالمات واجعل المساعد يملؤه. بالنسبة إلى استفسار جديد، قد يتضمن:

• الاسم الكامل، واسم النشاط التجاري، وأفضل رقم للتواصل
• نوع القضية أو الخدمة (إقرار ضريبي، أو بيان النشاط التجاري BAS، أو قانون الأسرة، أو مراجعة عقد إيجار)
• أي موعد نهائي يذكره المتصل
• كيف عرف بالمكتب

أما العملاء الحاليون، فيحتاج المساعد إلى اسم العميل وقضيته أو ملفه، ومن يتولاه عادةً. وتحقّق من طريقة وصول الرسائل: بالبريد الإلكتروني، أو رسائل SMS، أو في برنامج إدارة المكتب. يقدّم Upfirst رسائل SMS ثنائية الاتجاه. أما إضافة علامتك التجارية إلى رسائل SMS في Smith.ai فمتاحة في خطة Pro وما فوقها.

المكالمات العاجلة والحساسة لتعارض المصالح

حدّد مسبقًا ما يُحوَّل فورًا. قواعد نموذجية:

• يُحوَّل: عميل لديه موعد نهائي اليوم، أو محكمة أو هيئة قضائية، أو عميل محتجز أو يواجه جلسة عاجلة، أو مكالمة من جهة تنظيمية ينتظرها الشريك.
• رسالة فقط: الاستفسارات الجديدة، والتحديثات العامة، ومكالمات المبيعات.

استخدم قواعد التحويل التي يدعمها المنتج فعلًا. يقدّم كل من Smith.ai وUpfirst وJohnni شكلًا من أشكال التحويل. أما التحويل المتسلسل (تجربة شخص ثم الذي يليه) فيُدرجه Upfirst وRosie.

تعارض المصالح: يمكن للمساعد جمع أسماء الأطراف المعنية، لكن لا يجوز له أن يقرر وجود تعارض أو أن يقول إن المكتب يستطيع تولي القضية. اجعله يقول إن أحد الموظفين سيؤكد ذلك، ويطلب من المتصل عدم مشاركة تفاصيل سرية حتى ذلك الحين.

بالمكالمة أم بالدقيقة للمكتب؟

تميل مكالمات المكاتب إلى أن تكون طويلة. الخطة بالمكالمة (Smith.ai وUpfirst) تعني أن استفسارًا جديدًا مدته عشر دقائق يكلّف ما يكلّفه رقم خاطئ مدته دقيقة واحدة. والخطة بالدقيقة (Johnni) أسهل في التوقع إن كانت معظم المكالمات رسائل قصيرة. استخرج سجل مكالماتك لشهر واحد، واحسب عدد المكالمات وإجمالي الدقائق، وسعّر الطريقتين. ثم اقرأ قائمة التحقق في كيف تختار بشأن الرسوم الإضافية وفترات الإشعار.

أسئلة شائعة