회계사와 법률 사무소를 위한 AI 전화 비서

사무소가 전화 응대에 바라는 것

회계 사무소나 법률 사무소에 오는 전화는 몇 가지로 나뉩니다. 신규 문의, 진행 중인 사건을 확인하려는 기존 고객, 다른 당사자(은행, 다른 사무소, ATO(호주 국세청)나 법원), 영업 전화입니다. 전화 비서는 다음을 해야 합니다.

• 선별: 누가 왜 전화했는지 파악합니다.
• 메시지 전체 받기: 그리고 담당자에게 보냅니다.
• 라우팅: 긴급 전화를 조치할 수 있는 사람에게 연결합니다.
• 예약: 원한다면 첫 상담을 잡습니다.
• 자문은 하지 않기. 발신자의 법적 또는 세무상 입장을 절대 말해서는 안 됩니다.

사무소에 맞는 세 가지 선택지

Smith.ai AI Receptionist

Smith.ai는 24시간 응대하고, 잠재 고객을 선별해 라우팅하며, 통화를 녹음하고 요약을 작성합니다. 일정 예약은 “Calendly 등”과 연동되며, Clio와 Zapier에도 연결됩니다. 사무소에 가장 돋보이는 기능은 “북미 기반 실제 접수원”에게 연결하는 것으로, 사람이 필요한 발신자는 사람과 통화할 수 있습니다. 통화당 과금입니다. Free 요금제는 25통화를 포함하고 이후 통화당 US$3이며, Pro는 월 US$150부터 75통화를 포함합니다(이후 통화당 US$2.00). 해지하려면 30일 전에 통보해야 합니다. 미국 중심이며 호주 서비스 여부는 밝히지 않습니다.

Upfirst

Upfirst는 Google, Outlook, Acuity, Calendly, Square뿐 아니라 Clio에도 바로 예약합니다. 웜 트랜스퍼와 순차 연결, 양방향 문자, 통화 요약, 35개 이상 언어를 제공합니다. 모든 통화, 넘치는 통화만, 또는 업무 시간 외만 응대할 수 있어, 자체 접수원이 먼저 받기를 원하는 사무소에 맞습니다. 통화당 과금입니다. Starter는 월 US$24.95에 30통화이며, 15초 미만 통화와 스팸은 과금하지 않습니다. 가격은 USD이며 지원은 미국 동부 시간 기준입니다.

Johnni

Johnni는 브리즈번에 기반을 두고 있으며 서비스 대상에 회계사와 법률 사무소를 명시합니다. 호주 지역 번호를 제공하고, 상담 후 전화를 연결(웜 트랜스퍼)하며, 예약 기능이 Google 캘린더 또는 Outlook과 동기화됩니다. 작업 관리 소프트웨어 연동 중에 HubSpot이 있으며, 연동은 사업체별로 견적을 받는 유료 추가 기능입니다. Solo는 연간 결제 시 월 A$134, GST(호주 부가가치세) 별도로 200분입니다. Johnni는 Clio나 다른 사무소 관리 소프트웨어를 명시하지 않으니 문의하십시오.

선별과 메시지 접수

대부분의 사무소는 예약보다 좋은 메시지에서 가장 큰 가치를 얻습니다. 전화 유형마다 메시지 양식을 만들고 비서가 채우게 하십시오. 신규 문의라면 다음과 같을 수 있습니다.

• 성명, 사업체 이름, 연락하기 좋은 번호
• 사건이나 서비스 유형(세금 신고, BAS(호주 사업 활동 보고서), 가족법, 임대차 계약 검토)
• 발신자가 언급한 기한
• 사무소를 알게 된 경로

기존 고객의 경우 비서는 고객 이름과 사건, 평소 담당자를 알아야 합니다. 메시지가 이메일, 문자, 사무소 소프트웨어 중 어디로 도착하는지 확인하십시오. Upfirst는 양방향 문자를 제공합니다. Smith.ai의 문자 브랜딩은 Pro 이상에서 가능합니다.

긴급 전화와 이해 상충 관련 전화

무엇을 즉시 연결할지 미리 정하십시오. 일반적인 규칙:

• 바로 연결: 오늘이 기한인 고객, 법원이나 심판소, 구금 중이거나 긴급 심리를 앞둔 고객, 파트너가 기다리던 규제 기관의 전화.
• 메시지만: 신규 문의, 일반적인 진행 상황 확인, 영업 전화.

제품이 실제로 지원하는 연결 규칙을 쓰십시오. Smith.ai, Upfirst, Johnni 모두 어떤 형태로든 전화 연결을 제공합니다. 순차 연결(한 사람에게 먼저 걸고, 안 되면 다음 사람에게)은 Upfirst와 Rosie가 명시합니다.

이해 상충: 비서는 관련 당사자의 이름을 받을 수는 있지만, 이해 상충 여부를 판단하거나 사무소가 사건을 맡을 수 있는지 말해서는 안 됩니다. 직원이 확인할 것이라고 말하고, 그때까지 기밀 정보를 말하지 말아 달라고 요청하게 하십시오.

사무소에는 통화당 과금과 분당 과금 중 무엇이 좋습니까?

사무소 통화는 길어지는 경향이 있습니다. 통화당 요금제(Smith.ai, Upfirst)에서는 10분짜리 신규 문의가 1분짜리 잘못 걸린 전화와 같은 비용입니다. 대부분의 통화가 짧은 메시지라면 분당 요금제(Johnni)가 예측하기 쉽습니다. 한 달 치 통화 기록을 뽑아 통화 수와 총 통화 시간을 세고, 두 방식으로 계산해 보십시오. 그다음 초과 요금과 해지 통보 기간에 관한 선택 방법 체크리스트를 읽으십시오.

자주 묻는 질문