AI-puhelinassistentit tilitoimistoille ja lakitoimistoille

Mitä toimisto tarvitsee puhelimeltaan

Tili- tai lakitoimistoon tulevat puhelut jakautuvat muutamaan ryhmään: uudet yhteydenotot, asiaansa tiedustelevat nykyiset asiakkaat, muut osapuolet (pankit, muut toimistot, ATO eli Australian verovirasto tai tuomioistuin) sekä myyntipuhelut. Puhelinassistentin pitää:

• Seuloa: selvittää, kuka soittaa ja miksi.
• Ottaa kattava viesti ja lähettää se oikealle henkilölle.
• Ohjata kiireelliset puhelut ihmiselle, joka voi toimia.
• Varata ensitapaamiset, jos haluat.
• Pysyä erossa neuvonnasta. Sen ei pidä koskaan kertoa soittajalle, mikä tämän oikeudellinen tai verotuksellinen asema on.

Kolme toimistoille sopivaa vaihtoehtoa

Smith.ai AI Receptionist

Smith.ai vastaa 24/7, kartoittaa ja ohjaa liidejä, nauhoittaa puhelut ja kirjoittaa yhteenvedot. Sen ajanvaraus toimii ”Calendly & more” -palveluiden kanssa (Calendly ja muut), ja se liittyy Clioon ja Zapieriin. Sen merkittävin ominaisuus toimistoille on siirto ”a live North America-based receptionist” -palveluun (oikea Pohjois-Amerikassa toimiva vastaanottovirkailija), joten ihmistä tarvitseva soittaja saa ihmisen. Se laskuttaa puheluittain: Free-paketti sisältää 25 puhelua, sen jälkeen US$3 puhelulta, ja Pro alkaa US$150:stä kuukaudessa 75 puhelulle (sen jälkeen US$2,00 puhelulta). Irtisanomisaika on 30 päivää. Se keskittyy Yhdysvaltoihin eikä kerro palvelevansa Australiaa.

Upfirst

Upfirst varaa ajat suoraan Clioon sekä Googleen, Outlookiin, Acuityyn, Calendlyyn ja Squareen. Se tarjoaa lämpimät ja porrastetut siirrot, kaksisuuntaiset tekstiviestit, puheluyhteenvedot ja yli 35 kieltä. Se voi vastata kaikkiin puheluihin, vain ylivuotopuheluihin tai vain aukioloajan ulkopuolella, mikä sopii toimistolle, joka haluaa oman vastaanottovirkailijansa vastaavan ensin. Laskutus on puheluperusteinen: Starter maksaa US$24,95 kuukaudessa 30 puhelusta, eikä alle 15 sekunnin puheluita tai roskapuheluita laskuteta. Hinnat ovat Yhdysvaltain dollareissa, ja tuki toimii Yhdysvaltain itärannikon aikaa.

Johnni

Johnni toimii Brisbanesta ja mainitsee tilitoimistot ja lakitoimistot palvelemiensa yritysten joukossa. Se antaa sinulle australialaisen paikallisnumeron, siirtää puhelut lämpiminä siirtoina ja synkronoi ajanvarausjärjestelmänsä Google Calendarin tai Outlookin kanssa. HubSpot on sen toiminnanohjausintegraatioiden joukossa; ne ovat maksullinen lisäpalvelu, joka hinnoitellaan yrityskohtaisesti. Solo maksaa A$134 kuukaudessa ilman GST:tä (Australian arvonlisävero) vuosilaskutuksella 200 minuutista. Johnni ei nimeä Cliota eikä mitään toimistonhallintaohjelmistoa, joten kysy.

Seulonta ja viestien vastaanotto

Useimmat toimistot hyötyvät eniten hyvistä viesteistä, eivät ajanvarauksista. Laadi viestipohja jokaiselle puhelutyypille ja anna assistentin täyttää se. Uudessa yhteydenotossa se voi olla:

• Koko nimi, yrityksen nimi ja paras yhteysnumero
• Asian tai palvelun tyyppi (veroilmoitus, BAS eli Australian arvonlisäveroilmoitus, perheoikeus, vuokrasopimuksen tarkistus)
• Soittajan mainitsemat määräajat
• Mistä he kuulivat toimistosta

Nykyisistä asiakkaista assistentti tarvitsee asiakkaan nimen ja asian sekä sen, kuka asiaa yleensä hoitaa. Tarkista, miten viestit saapuvat: sähköpostilla, tekstiviestillä vai toimisto-ohjelmistoosi. Upfirst tarjoaa kaksisuuntaiset tekstiviestit. Smith.ai:n tekstiviestien brändäys sisältyy Pro-pakettiin ja sitä ylempiin.

Kiireelliset ja esteellisyyttä koskevat puhelut

Päätä etukäteen, mitkä puhelut yhdistetään heti. Tyypillisiä sääntöjä:

• Yhdistä: asiakas, jonka määräaika on tänään, tuomioistuin tai lautakunta, asiakas, joka on pidätettynä tai jolla on kiireellinen istunto, viranomaisen puhelu, jota osakas odottaa.
• Vain viesti: uudet yhteydenotot, yleiset päivitykset, myyntipuhelut.

Käytä siirtosääntöjä, joita tuote todella tukee. Smith.ai, Upfirst ja Johnni tarjoavat kaikki jonkinlaisen siirron. Porrastetut siirrot (ensin yksi henkilö, sitten seuraava) mainitsevat Upfirst ja Rosie.

Esteellisyys: assistentti voi kerätä osapuolten nimet, mutta se ei saa päättää, onko esteellisyyttä, eikä sanoa, voiko toimisto ottaa asian hoitaakseen. Anna sen sanoa, että henkilökunnan jäsen vahvistaa asian, ja pyytää soittajaa olemaan kertomatta luottamuksellisia tietoja siihen asti.

Puhelu- vai minuuttiperusteinen toimistolle?

Toimistojen puhelut ovat yleensä pitkiä. Puheluperusteisessa paketissa (Smith.ai, Upfirst) kymmenen minuutin uusi yhteydenotto maksaa saman kuin minuutin väärä numero. Minuuttiperusteinen paketti (Johnni) on helpompi ennakoida, jos useimmat puhelut ovat lyhyitä viestejä. Ota kuukauden puheluloki, laske puhelut ja minuutit yhteensä ja hinnoittele molemmat. Lue sitten näin valitset -tarkistuslista ylitysmaksuista ja irtisanomisajoista.

Usein kysyttyä