Assistenti telefonici AI per commercialisti e studi legali

Cosa serve a uno studio dal telefono

Le chiamate a uno studio commercialista o legale rientrano in pochi gruppi: nuove richieste, clienti che chiedono della loro pratica, terzi (banche, altri studi, l’ATO, l’agenzia delle entrate australiana, o un tribunale) e chiamate commerciali. Un assistente telefonico dovrebbe:

• Filtrare: capire chi chiama e perché.
• Prendere un messaggio completo e inviarlo alla persona giusta.
• Smistare le chiamate urgenti verso una persona in grado di agire.
• Fissare i primi incontri, se lo desideri.
• Non dare consulenze. Non deve mai dire a chi chiama qual è la sua posizione legale o fiscale.

Tre opzioni adatte agli studi

Smith.ai AI Receptionist

Smith.ai risponde 24/7, qualifica e smista i contatti, registra le chiamate e scrive riepiloghi. La pianificazione funziona con «Calendly e altro», e si collega a Clio e Zapier. La sua funzione di punta per gli studi è il trasferimento a «una receptionist in carne e ossa con sede in Nord America»: chi ha bisogno di una persona la trova. Fattura a chiamata: il piano Free include 25 chiamate, poi US$3 a chiamata, e Pro parte da US$150 al mese per 75 chiamate (poi US$2,00 a chiamata). Per disdire chiede 30 giorni di preavviso. È orientato agli USA e non dichiara di servire l’Australia.

Upfirst

Upfirst prenota direttamente in Clio, oltre che in Google, Outlook, Acuity, Calendly e Square. Offre trasferimenti assistiti e a cascata, SMS bidirezionali, riepiloghi delle chiamate e oltre 35 lingue. Può rispondere a tutte le chiamate, solo a quelle in eccesso o solo fuori orario, il che è adatto a uno studio che vuole che la propria reception continui a rispondere per prima. Fattura a chiamata: Starter costa US$24,95 al mese per 30 chiamate, e le chiamate sotto i 15 secondi e lo spam non vengono addebitati. I prezzi sono in USD e l’assistenza segue l’orario della costa est degli USA.

Johnni

Johnni ha sede a Brisbane e cita commercialisti e studi legali tra le attività che serve. Ti fornisce un numero locale australiano, trasferisce le chiamate in modo assistito e sincronizza la sua agenda con Google Calendar o Outlook. HubSpot è tra le sue integrazioni con i gestionali, che sono un componente aggiuntivo a pagamento con preventivo per ogni azienda. Solo costa A$134 al mese GST esclusa (l’imposta australiana su beni e servizi) con fatturazione annuale per 200 minuti. Johnni non cita Clio né altri gestionali per studi, quindi chiedi.

Filtro e presa dei messaggi

La maggior parte degli studi ricava più valore da buoni messaggi che dalle prenotazioni. Scrivi un modello di messaggio per ogni tipo di chiamata e fallo compilare all’assistente. Per una nuova richiesta potrebbe essere:

• Nome e cognome, nome dell’azienda e miglior numero di contatto
• Tipo di pratica o servizio (dichiarazione dei redditi, BAS, la dichiarazione periodica australiana delle attività, diritto di famiglia, revisione di un contratto di locazione)
• Eventuali scadenze citate da chi chiama
• Come ha conosciuto lo studio

Per i clienti esistenti, l’assistente ha bisogno del nome del cliente e della pratica, e di chi la segue di solito. Verifica come arrivano i messaggi: via email, SMS o nel tuo gestionale. Upfirst offre SMS bidirezionali. Gli SMS con il marchio dello studio di Smith.ai sono disponibili dal piano Pro in su.

Chiamate urgenti e a rischio di conflitto di interessi

Decidi in anticipo cosa va passato subito. Regole tipiche:

• Da passare: un cliente con una scadenza oggi, un tribunale o una commissione, un cliente in stato di fermo o con un’udienza urgente, la chiamata di un’autorità di vigilanza che il socio sta aspettando.
• Solo messaggio: nuove richieste, aggiornamenti generici, chiamate commerciali.

Usa regole di trasferimento che il prodotto supporta davvero. Smith.ai, Upfirst e Johnni offrono tutti qualche forma di trasferimento. I trasferimenti a cascata (si prova una persona, poi la successiva) sono offerti da Upfirst e Rosie.

Conflitti di interessi: un assistente può raccogliere i nomi delle parti coinvolte, ma non deve decidere se c’è un conflitto né dire se lo studio può accettare l’incarico. Fagli dire che un collaboratore confermerà e chiedere a chi chiama di non condividere dettagli riservati fino ad allora.

A chiamata o a minuto per uno studio?

Le chiamate agli studi tendono a essere lunghe. Con un piano a chiamata (Smith.ai, Upfirst), una nuova richiesta di dieci minuti costa quanto un numero sbagliato di un minuto. Un piano a minuto (Johnni) è più prevedibile se la maggior parte delle chiamate sono messaggi brevi. Prendi un mese del tuo registro chiamate, conta chiamate e minuti totali e calcola il costo di entrambi. Poi leggi la checklist come scegliere su extra e periodi di preavviso.

Domande frequenti