AI-telefoonassistenten voor accountants en advocatenkantoren

Wat een kantoor van zijn telefoon nodig heeft

Gesprekken naar een accountants- of advocatenpraktijk vallen in een paar groepen: nieuwe aanvragen, bestaande cliënten die naar hun zaak vragen, andere partijen (banken, andere kantoren, de Australische belastingdienst ATO of een rechtbank) en verkoopgesprekken. Een telefoonassistent moet:

• Screenen: uitzoeken wie er belt en waarom.
• Een volledig bericht noteren en het naar de juiste persoon sturen.
• Doorsturen: dringende gesprekken naar iemand die kan handelen.
• Inplannen: eerste afspraken, als u dat wilt.
• Wegblijven van advies. Hij mag een beller nooit vertellen hoe diens juridische of fiscale positie is.

Drie opties die passen bij kantoren

Smith.ai AI Receptionist

Smith.ai neemt 24/7 op, kwalificeert en verdeelt leads, neemt gesprekken op en schrijft samenvattingen. De planning werkt met “Calendly & more” (Calendly en meer), en het koppelt met Clio en Zapier. Het opvallendste voor kantoren is doorverbinden met “a live North America-based receptionist” (een echte receptionist in Noord-Amerika), zodat een beller die een mens nodig heeft er ook een krijgt. Het rekent per gesprek: het Free-abonnement omvat 25 gesprekken, daarna US$3 per gesprek, en Pro begint bij US$150 per maand voor 75 gesprekken (daarna US$2,00 per gesprek). Voor opzeggen geldt een opzegtermijn van 30 dagen. Het is gericht op de VS en zegt niet dat het Australië bedient.

Upfirst

Upfirst plant direct in Clio, en ook in Google, Outlook, Acuity, Calendly en Square. Het biedt warme en watervaldoorverbinding, sms in twee richtingen, gesprekssamenvattingen en meer dan 35 talen. Het kan elk gesprek aannemen, alleen de overloop of alleen buiten kantoortijd; dat past bij een kantoor dat zijn eigen receptionist voorop wil houden. Er wordt per gesprek afgerekend: Starter kost US$24,95 per maand voor 30 gesprekken, en gesprekken korter dan 15 seconden en spam worden niet gerekend. Prijzen zijn in USD en de support werkt volgens de Amerikaanse oostkusttijd.

Johnni

Johnni zit in Brisbane en noemt accountants en advocatenkantoren onder de bedrijven die het bedient. U krijgt een lokaal Australisch nummer, het verbindt gesprekken warm door en synchroniseert zijn planner met Google Calendar of Outlook. HubSpot zit bij de koppelingen met bedrijfssoftware, die een betaalde extra optie zijn met een offerte per bedrijf. Solo kost A$134 per maand excl. GST (Australische btw) bij jaarlijkse betaling voor 200 minuten. Johnni noemt Clio en andere praktijksoftware niet, dus vraag ernaar.

Screenen en berichten aannemen

De meeste kantoren halen de meeste waarde uit goede berichten, niet uit afspraken. Schrijf voor elk type gesprek een berichtsjabloon en laat de assistent dat invullen. Voor een nieuwe aanvraag kan dat zijn:

• Volledige naam, bedrijfsnaam en beste telefoonnummer
• Soort zaak of dienst (belastingaangifte, BAS-aangifte, familierecht, beoordeling van een huurcontract)
• Elke deadline die de beller noemt
• Hoe de beller over het kantoor heeft gehoord

Voor bestaande cliënten heeft de assistent de naam van de cliënt, de zaak en de vaste behandelaar nodig. Controleer hoe berichten binnenkomen: per e-mail, sms of in uw praktijksoftware. Upfirst biedt sms in twee richtingen. Sms met eigen huisstijl zit bij Smith.ai op Pro en hoger.

Dringende en conflictgevoelige gesprekken

Bepaal vooraf wat direct wordt doorverbonden. Gebruikelijke regels:

• Doorverbinden: een cliënt met een deadline vandaag, een rechtbank of tribunaal, een cliënt die vastzit of een spoedzitting heeft, een gesprek van een toezichthouder waarop de partner wacht.
• Alleen een bericht: nieuwe aanvragen, algemene updates, verkoopgesprekken.

Gebruik doorverbindregels die het product echt ondersteunt. Smith.ai, Upfirst en Johnni bieden allemaal een vorm van doorverbinden. Watervaldoorverbinding (eerst de ene persoon proberen, dan de volgende) wordt vermeld door Upfirst en Rosie.

Belangenconflicten: een assistent kan de namen van de betrokken partijen verzamelen, maar mag niet beslissen of er een conflict is of zeggen of het kantoor de zaak kan aannemen. Laat hem zeggen dat een medewerker dat bevestigt, en vraag de beller tot dan geen vertrouwelijke details te delen.

Per gesprek of per minuut voor een kantoor?

Gesprekken met kantoren duren vaak lang. Bij een abonnement per gesprek (Smith.ai, Upfirst) kost een nieuwe aanvraag van tien minuten evenveel als een verkeerd verbonden gesprek van één minuut. Een abonnement per minuut (Johnni) is beter te voorspellen als de meeste gesprekken korte berichten zijn. Haal een maand aan gespreksgegevens op, tel gesprekken en totale minuten, en reken beide door. Lees daarna de checklist zo kiest u over overschrijdingen en opzegtermijnen.

Vragen die mensen stellen