Assistentes telefônicos com IA para escritórios de contabilidade e advocacia

O que um escritório precisa do telefone

As ligações para um escritório de contabilidade ou advocacia caem em poucos grupos: novos contatos, clientes atuais acompanhando seus casos, terceiros (bancos, outros escritórios, a ATO, a receita federal australiana, ou um tribunal) e ligações de vendas. Um assistente telefônico deve:

• Fazer a triagem: descobrir quem está ligando e por quê.
• Anotar um recado completo e enviar para a pessoa certa.
• Encaminhar ligações urgentes para alguém que possa agir.
• Agendar primeiras reuniões, se você quiser.
• Não dar orientação. Ele nunca deve dizer a quem liga qual é a sua situação jurídica ou tributária.

Três opções que servem para escritórios

Smith.ai AI Receptionist

O Smith.ai atende 24/7, qualifica e encaminha leads, grava ligações e escreve resumos. O agendamento funciona com “Calendly e mais”, e ele se conecta ao Clio e ao Zapier. O grande diferencial para escritórios é a transferência para “uma recepcionista humana baseada na América do Norte”, então quem precisa de uma pessoa consegue falar com uma. A cobrança é por ligação: o plano Free inclui 25 ligações, depois US$3 por ligação, e o Pro começa em US$150 por mês por 75 ligações (US$2,00 por ligação depois disso). Ele pede 30 dias de aviso prévio para cancelar. É focado nos EUA e não informa atender a Austrália.

Upfirst

O Upfirst agenda direto no Clio, além de Google, Outlook, Acuity, Calendly e Square. Oferece transferências assistidas e em cascata, SMS bidirecional, resumos das ligações e mais de 35 idiomas. Ele pode atender todas as ligações, só o excedente ou só fora do horário, o que serve a um escritório que quer que a própria recepção continue atendendo primeiro. A cobrança é por ligação: o Starter custa US$24,95 por mês por 30 ligações, e ligações com menos de 15 segundos e spam não são cobrados. Os preços são em USD e o suporte funciona no horário da Costa Leste dos EUA.

Johnni

O Johnni fica em Brisbane e cita contadores e escritórios de advocacia entre as empresas que atende. Fornece um número local australiano, faz transferências assistidas e sincroniza a agenda com Google Calendar ou Outlook. O HubSpot está entre as integrações com softwares de gestão, que são um adicional pago com orçamento para cada empresa. O Solo custa A$134 por mês sem GST (imposto australiano sobre bens e serviços) no plano anual por 200 minutos. O Johnni não cita o Clio nem nenhum software de gestão de escritório, então pergunte.

Triagem e anotação de recados

A maioria dos escritórios tira mais proveito de bons recados do que de agendamentos. Escreva um modelo de recado para cada tipo de ligação e faça o assistente preenchê-lo. Para um novo contato, poderia ser:

• Nome completo, nome da empresa e melhor telefone para contato
• Tipo de caso ou serviço (declaração de imposto de renda, BAS, a declaração periódica de atividades australiana, direito de família, revisão de contrato de locação)
• Qualquer prazo que a pessoa mencionar
• Como conheceu o escritório

Para clientes atuais, o assistente precisa do nome do cliente, do caso e de quem costuma cuidar dele. Confira como os recados chegam: por e-mail, SMS ou no seu software de gestão. O Upfirst oferece SMS bidirecional. No Smith.ai, o SMS com a marca do escritório fica disponível a partir do Pro.

Ligações urgentes e com possível conflito de interesses

Decida com antecedência o que é transferido na hora. Regras comuns:

• Transferir: um cliente com prazo vencendo hoje, um tribunal ou órgão julgador, um cliente detido ou com audiência urgente, uma ligação de órgão regulador que o sócio está esperando.
• Só recado: novos contatos, atualizações gerais, ligações de vendas.

Use regras de transferência que o produto realmente suporta. Smith.ai, Upfirst e Johnni oferecem algum tipo de transferência. Transferências em cascata (tentar uma pessoa e depois a próxima) são oferecidas pelo Upfirst e pela Rosie.

Conflitos de interesses: um assistente pode anotar os nomes das partes envolvidas, mas não deve decidir se há conflito nem dizer se o escritório pode aceitar o caso. Faça com que ele diga que alguém da equipe vai confirmar e peça a quem liga para não compartilhar detalhes confidenciais até lá.

Por ligação ou por minuto para um escritório?

Ligações para escritórios costumam ser longas. Num plano por ligação (Smith.ai, Upfirst), um novo contato de dez minutos custa o mesmo que um engano de um minuto. Um plano por minuto (Johnni) é mais fácil de prever se a maioria das ligações for de recados curtos. Pegue um mês do seu registro de ligações, conte as ligações e o total de minutos e calcule os dois. Depois leia o checklist como escolher sobre excedentes e prazos de aviso prévio.

Perguntas frequentes