עוזרים טלפוניים מבוססי AI לרואי חשבון ולמשרדי עורכי דין

מה משרד צריך מהטלפון שלו

שיחות למשרד רואי חשבון או עורכי דין מתחלקות לכמה קבוצות: פניות חדשות, לקוחות קיימים שמבררים מה קורה עם התיק שלהם, צדדים אחרים (בנקים, משרדים אחרים, רשות המסים האוסטרלית ATO או בית משפט), ושיחות מכירה. עוזר טלפוני צריך:

• לסנן: להבין מי מתקשר ולמה.
• לרשום הודעה מלאה ולשלוח אותה לאדם הנכון.
• לנתב שיחות דחופות לאדם שיכול לפעול.
• לקבוע פגישות ראשונות, אם תרצו בכך.
• להתרחק מייעוץ. הוא לעולם לא צריך להגיד למתקשר מה מצבו המשפטי או מצבו מבחינת מס.

שלוש אפשרויות שמתאימות למשרדים

Smith.ai AI Receptionist

Smith.ai עונה 24/7, מסנן ומנתב לידים, מקליט שיחות וכותב סיכומים. התזמון שלו עובד עם "Calendly ועוד", והוא מתחבר ל-Clio ול-Zapier. התכונה הבולטת שלו עבור משרדים היא העברה ל"פקיד קבלה אנושי שיושב בצפון אמריקה", כך שמתקשר שצריך בן אדם מקבל אחד. החיוב הוא לפי שיחה: תוכנית Free החינמית כוללת 25 שיחות, ואחר כך US$3 לשיחה, ו-Pro מתחילה ב-US$150 לחודש עבור 75 שיחות (US$2.00 לשיחה מעבר לכך). הוא דורש הודעה מוקדמת של 30 יום לביטול. הוא ממוקד בארה״ב ולא מציין שהוא משרת את אוסטרליה.

Upfirst

Upfirst קובע פגישות ישירות ב-Clio, וגם ב-Google, Outlook, Acuity, Calendly ו-Square. הוא מציע העברות חמות ומדורגות, SMS דו-כיווני, סיכומי שיחות ויותר מ-35 שפות. הוא יכול לענות לכל שיחה, לשיחות עודפות בלבד או רק מחוץ לשעות הפעילות, מה שמתאים למשרד שרוצה שפקידת הקבלה שלו תמשיך לענות ראשונה. החיוב הוא לפי שיחה: Starter עולה US$24.95 לחודש עבור 30 שיחות, ושיחות קצרות מ-15 שניות וספאם לא מחויבים. המחירים ב-USD, והתמיכה פועלת לפי שעון החוף המזרחי בארה״ב.

Johnni

Johnni מבוסס בבריסביין ומציין רואי חשבון ומשרדי עורכי דין בין העסקים שהוא משרת. הוא נותן לכם מספר מקומי אוסטרלי, מעביר שיחות בהעברה חמה ומסנכרן את המתזמן שלו עם יומן Google או Outlook. HubSpot נמצאת בין האינטגרציות שלו לתוכנות ניהול עבודות, שהן תוספת בתשלום בהצעת מחיר לכל עסק. Solo עולה A$134 לחודש לא כולל GST (מס הצריכה האוסטרלי) בחיוב שנתי עבור 200 דקות. Johnni לא מציין את Clio או תוכנה כלשהי לניהול משרד, אז שאלו.

סינון ורישום הודעות

רוב המשרדים מפיקים את רוב הערך מהודעות טובות, לא מקביעת פגישות. כתבו תבנית הודעה לכל סוג שיחה, ותנו לעוזר למלא אותה. לפנייה חדשה, היא עשויה לכלול:

• שם מלא, שם העסק ומספר הטלפון הנוח ביותר ליצירת קשר
• סוג התיק או השירות (דוח מס, דוח BAS, דיני משפחה, בדיקת חוזה שכירות)
• כל מועד אחרון שהמתקשר מזכיר
• איך הם שמעו על המשרד

ללקוחות קיימים העוזר צריך את שם הלקוח והתיק, ומי מטפל בו בדרך כלל. בדקו איך ההודעות מגיעות: בדוא״ל, ב-SMS או בתוכנה של המשרד. Upfirst מציע SMS דו-כיווני. מיתוג ה-SMS של Smith.ai זמין מ-Pro ומעלה.

שיחות דחופות ורגישות לניגוד עניינים

החליטו מראש מה מועבר מיד. כללים טיפוסיים:

• להעביר: לקוח עם מועד אחרון היום, בית משפט או בית דין, לקוח במעצר או לפני דיון דחוף, שיחה מרגולטור שהשותף מחכה לה.
• הודעה בלבד: פניות חדשות, עדכונים כלליים, שיחות מכירה.

השתמשו בכללי העברה שהמוצר באמת תומך בהם. Smith.ai, Upfirst ו-Johnni מציעים כולם צורה כלשהי של העברה. העברות מדורגות (ניסיון לאדם אחד, ואז לבא בתור) מופיעות אצל Upfirst ו-Rosie.

ניגוד עניינים: עוזר יכול לאסוף את שמות הצדדים המעורבים, אבל אסור לו להחליט אם קיים ניגוד עניינים או לומר אם המשרד יכול לייצג. הגדירו אותו לומר שאיש צוות יאשר זאת, ולבקש מהמתקשר לא למסור פרטים חסויים עד אז.

לפי שיחה או לפי דקה למשרד?

שיחות למשרדים נוטות להיות ארוכות. בתוכנית לפי שיחה (Smith.ai, Upfirst) פנייה חדשה של עשר דקות עולה כמו טעות במספר של דקה אחת. תוכנית לפי דקה (Johnni) קלה יותר לחיזוי אם רוב השיחות הן הודעות קצרות. שלפו חודש מיומן השיחות שלכם, ספרו שיחות וסך דקות, ותמחרו את שתי האפשרויות. אחר כך קראו את רשימת הבדיקה איך לבחור בנושא חריגות ותקופות הודעה מוקדמת.

שאלות שאנשים שואלים