Asistentes telefónicos con IA para contadores y despachos de abogados

Qué necesita un despacho de su teléfono

Las llamadas a un estudio contable o jurídico se dividen en unos pocos grupos: consultas nuevas, clientes actuales que preguntan por su asunto, terceros (bancos, otros despachos, la ATO, la autoridad tributaria australiana, o un tribunal) y llamadas comerciales. Un asistente telefónico debe:

• Filtrar: averiguar quién llama y por qué.
• Tomar un mensaje completo y enviarlo a la persona correcta.
• Desviar las llamadas urgentes a una persona que pueda actuar.
• Agendar primeras reuniones, si usted lo desea.
• No dar asesoramiento. Nunca debe decirle a quien llama cuál es su situación legal o fiscal.

Tres opciones que encajan con despachos

Smith.ai AI Receptionist

Smith.ai atiende 24/7, califica y desvía clientes potenciales, graba llamadas y redacta resúmenes. Su agenda funciona con «Calendly y más», y se conecta con Clio y Zapier. Su función más destacada para despachos es la transferencia a «una recepcionista humana con base en Norteamérica», de modo que quien necesita hablar con una persona lo consigue. Cobra por llamada: el plan Free incluye 25 llamadas, luego US$3 por llamada, y Pro empieza en US$150 al mes por 75 llamadas (US$2.00 por llamada a partir de ahí). Pide 30 días de preaviso para cancelar. Está enfocado en EE. UU. y no indica que preste servicio en Australia.

Upfirst

Upfirst agenda directamente en Clio, además de en Google, Outlook, Acuity, Calendly y Square. Ofrece transferencias asistidas y en cascada, SMS bidireccional, resúmenes de llamadas y más de 35 idiomas. Puede atender todas las llamadas, solo el desborde o solo fuera de horario, lo que conviene a un despacho que quiere que su propia recepcionista siga siendo la primera en contestar. Cobra por llamada: Starter cuesta US$24.95 al mes por 30 llamadas, y no se facturan las llamadas de menos de 15 segundos ni el spam. Los precios están en USD y el soporte funciona en horario del este de EE. UU.

Johnni

Johnni tiene su sede en Brisbane y menciona contadores y despachos de abogados entre los negocios a los que atiende. Le da un número local australiano, hace transferencias asistidas y sincroniza su agenda con Google Calendar u Outlook. HubSpot figura entre sus integraciones con software de gestión, que son un complemento de pago cotizado para cada negocio. Solo cuesta A$134 al mes sin GST (impuesto australiano sobre bienes y servicios) con facturación anual por 200 minutos. Johnni no nombra Clio ni ningún software de gestión de despachos, así que pregunte.

Filtrado y toma de mensajes

La mayoría de los despachos saca más provecho de los buenos mensajes que de las reservas. Redacte una plantilla de mensaje para cada tipo de llamada y haga que el asistente la complete. Para una consulta nueva, podría ser:

• Nombre completo, nombre de la empresa y mejor número de contacto
• Tipo de asunto o servicio (declaración de impuestos, BAS —la declaración periódica de actividad ante la ATO—, derecho de familia, revisión de un contrato de arrendamiento)
• Cualquier plazo que mencione quien llama
• Cómo conoció el despacho

Para clientes actuales, el asistente necesita el nombre del cliente y el asunto, y quién lo lleva normalmente. Compruebe cómo llegan los mensajes: por correo electrónico, SMS o en su software de gestión. Upfirst ofrece SMS bidireccional. Los SMS con la marca de su despacho en Smith.ai están disponibles desde Pro.

Llamadas urgentes y con posible conflicto de intereses

Decida de antemano qué se transfiere de inmediato. Reglas habituales:

• Transferir: un cliente con un plazo que vence hoy, un tribunal, un cliente detenido o con una audiencia urgente, la llamada de un organismo regulador que el socio está esperando.
• Solo mensaje: consultas nuevas, novedades generales, llamadas comerciales.

Use reglas de transferencia que el producto realmente admita. Smith.ai, Upfirst y Johnni ofrecen algún tipo de transferencia. Las transferencias en cascada (probar con una persona y luego con la siguiente) las ofrecen Upfirst y Rosie.

Conflictos de intereses: un asistente puede recoger los nombres de las partes involucradas, pero no debe decidir si hay conflicto ni decir si el despacho puede aceptar el asunto. Haga que diga que un miembro del equipo lo confirmará y que pida a quien llama que no comparta datos confidenciales hasta entonces.

¿Por llamada o por minuto para un despacho?

Las llamadas a un despacho suelen ser largas. Con un plan por llamada (Smith.ai, Upfirst), una consulta nueva de diez minutos cuesta lo mismo que un número equivocado de un minuto. Un plan por minuto (Johnni) es más fácil de prever si la mayoría de las llamadas son mensajes cortos. Saque un mes de su registro de llamadas, cuente las llamadas y los minutos totales, y calcule el precio de ambos. Luego lea la lista de control de cómo elegir sobre excedentes y plazos de preaviso.

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