AI-puhelinassistentit aukioloajan ulkopuolisiin puheluihin

Mitä aukioloajan ulkopuolisen palvelun pitää tehdä

Aukioloajan ulkopuolella soittavat jakautuvat kolmeen ryhmään, ja jokainen tarvitsee erilaista käsittelyä:

• Aidosti kiireelliset: haljennut putki, asiakas, jonka määräaika on aamulla, ulos lukittautunut vuokralainen. Nämä voivat tarvita ihmistä vielä tänä iltana.
• Varausvalmiit: joku, joka haluaa ajan. Assistentti voi varata ajan tai ottaa pyynnön aamua varten.
• Kysyjät: aukioloajat, hinnat, palveletko heidän alueellaan. Assistentti voi vastata näihin sinulta saamillaan tiedoilla.

Hyvä iltaratkaisu vastaa kaikille kolmelle, yhdistää sinulle vain ensimmäisen ryhmän ja jättää muut odottamaan aamuun.

Neljä vaihtoehtoa öihin ja viikonloppuihin

Upfirst: halutessasi vain aukioloajan ulkopuolella

Upfirst voi vastata kaikkiin puheluihin, vain ylivuotopuheluihin tai vain aukioloajan ulkopuolella. Siksi se sopii hyvin yritykselle, jolla on päivähenkilökuntaa. Se varaa aikoja Googleen, Outlookiin, Clioon, Acuityyn, Calendlyyn ja Squareen, tarjoaa lämpimät ja porrastetut siirrot ja hoitaa kaksisuuntaiset tekstiviestit. Se laskuttaa puheluittain alkaen US$24,95 kuukaudessa 30 puhelusta. Alle 15 sekunnin puheluita ja roskapuheluita ei laskuteta, mikä auttaa, kun iltalinjoille tulee robottipuheluita.

Johnni: australialainen, öistä pyhäpäiviin

Johnni sanoo vastaavansa ”nights, weekends and public holidays” (öisin, viikonloppuisin ja pyhäpäivinä). Se toimii Brisbanesta, antaa paikallisnumeron ja tarjoaa lämpimän siirron sekä ajanvarausjärjestelmän, joka synkronoi Google Calendarin tai Outlookin kanssa. Hinnat alkavat A$44:stä kuukaudessa ilman GST:tä (Australian arvonlisävero) vuosilaskutuksella 60 minuutista, mikä voi riittää, jos iltapuheluita on vähän. Kuukausilaskutus alkaa A$49:stä.

Rosie: 24/7 mobiilisovelluksilla

Rosie vastaa 24/7, ottaa viestejä ja voi lähettää soittajalle tekstiviestin puhelun aikana. Sillä on iOS- ja Android-sovellukset, ja se tukee englantia ja espanjaa. Ajanvaraus kalenteriisi sekä lämpimät ja porrastetut siirrot alkavat Scale-paketista (US$149, 1 000 minuuttia). Professional-paketissa (US$49, 250 minuuttia) ei ole kumpaakaan. Emme pystyneet vahvistamaan Rosien ylitysmaksuja.

Dialzara: edullinen aloitushinta

Dialzara vastaa 24/7, varaa aikoja, kartoittaa liidejä, litteroi vastaajaviestit ja toimii 10 kielellä. Sen tekstiviestiagentti on ilmainen puhepakettien kanssa. Lite maksaa US$29, ja siihen sisältyy 60 minuuttia; sen jälkeen hinta on US$0,48 minuutilta. Siirrot ovat vain Elite-paketissa (US$349, 1 000 minuuttia) ja sitä ylemmissä, joten halvemmissa paketeissa se ei voi yhdistää kiireellistä puhelua sinulle.

Määritä säännöt sille, mikä herättää sinut

Yleisin virhe aukioloajan ulkopuolisissa puheluissa on epämääräisyys. ”Yhdistä kiireelliset puhelut” herättää sinut joko kaikesta tai ei mistään. Kirjoita säännöt auki:

1. Luettele kaksi tai kolme tilannetta, jotka oikeuttavat soiton illalla.
2. Nimeä, kuka saa siirron ja kuka on seuraava, jos tämä ei vastaa. Upfirst, Rosie (Scale-paketista alkaen) ja muut tarjoavat tähän porrastettuja siirtoja.
3. Päätä, mitä assistentti sanoo, kun kukaan ei vastaa, esimerkiksi ”soitamme sinulle takaisin klo 8 mennessä”.
4. Kaikessa vaarallisessa ohjeista soittajaa ottamaan ensin yhteyttä hätäpalveluihin.

Testaa sitten puheluilla klo 21 ja sunnuntaina. Siirtoasetukset vaihtelevat usein vuorokaudenajan mukaan.

Puhelu- vai minuuttiperusteinen aukioloajan ulkopuolelle

Aukioloajan ulkopuolella puheluita tulee yleensä vähemmän kuin päivällä. Se muuttaa sitä, kumpi laskutusmalli on halvempi. Upfirstin kaltainen puheluperusteinen paketti on helppo ennakoida, jos tiedät suunnilleen, montako puhelua tulee kello 17 jälkeen. Johnnin tai Dialzaran kaltainen minuuttipaketti sopii lyhyisiin puheluihin, mutta tarkista, mitä kiintiön ylittyessä tapahtuu. Dialzara veloittaa Lite-paketissa US$0,48 minuutilta, ja jotkin tuotteet lakkaavat vastaamasta, kun minuutit loppuvat. Katso kuukauden vastaamattomien puheluiden loki ennen paketin valintaa.

Käyttöönotto

Useimmissa ratkaisuissa numerosi ohjataan assistentille tiettyinä aikoina tai silloin, kun et vastaa muutaman hälytyksen kuluessa. Jotkin puhelinoperaattorit hoitavat aikaperusteisen edelleenohjauksen paremmin kuin toiset, joten tarkista omaltasi. Sitten:

• Kirjaa aukioloaikasi ja pyhäpäivät assistenttiin.
• Tarkista, että aamun yhteenveto saapuu sinne, mistä tiimisi aloittaa päivänsä.
• Lue jokainen aukioloajan ulkopuolinen yhteenveto kahden ensimmäisen viikon ajan ja korjaa käsikirjoitusta.

Jos puhelimesi on kiireinen myös päivällä, katso suuret puhelumäärät.

Usein kysyttyä