Assistentes telefônicos com IA para ligações fora do horário

O que a cobertura fora do horário deve fazer

Quem liga fora do horário se divide em três grupos, e cada um precisa de um tratamento diferente:

• Realmente urgentes: um cano estourado, um cliente com prazo de manhã cedo, um inquilino trancado do lado de fora. Esses podem precisar de uma pessoa ainda esta noite.
• Prontos para agendar: alguém que quer um horário. O assistente pode agendar ou anotar um pedido para a manhã.
• Só perguntando: horário de funcionamento, preços, se você atende a região. O assistente pode responder com o que você ensinou a ele.

Uma boa configuração fora do horário atende os três grupos, transfere para você só o primeiro e deixa o resto esperando pela manhã.

Quatro opções para noites e fins de semana

Upfirst: só fora do horário, se você quiser

O Upfirst pode atender todas as ligações, só o excedente ou só fora do horário. Isso o torna uma boa opção para uma empresa que tem equipe durante o dia. Ele agenda no Google, Outlook, Clio, Acuity, Calendly e Square, oferece transferências assistidas e em cascata e trabalha com SMS bidirecional. Cobra por ligação, a partir de US$24,95 por mês por 30 ligações. Ligações com menos de 15 segundos e spam não são cobrados, o que ajuda quando as linhas fora do horário atraem ligações automáticas.

Johnni: australiano, das noites aos feriados

O Johnni diz que atende “noites, fins de semana e feriados”. Fica em Brisbane, fornece um número local e oferece transferência assistida e uma agenda que sincroniza com Google Calendar ou Outlook. Os preços começam em A$44 por mês sem GST (imposto australiano sobre bens e serviços) no plano anual por 60 minutos, o que pode bastar se houver poucas ligações fora do horário. A cobrança mensal começa em A$49.

Rosie: 24/7 com apps para celular

A Rosie atende 24/7, anota recados e pode mandar SMS para quem liga durante a ligação. Tem apps para iOS e Android e funciona em inglês e espanhol. Agendamento na sua agenda e transferências assistidas e em cascata começam no plano Scale (US$149, 1.000 minutos). O plano Professional (US$49, 250 minutos) não tem nenhum dos dois. Não conseguimos confirmar as cobranças de excedente da Rosie.

Dialzara: preço de entrada baixo

O Dialzara atende 24/7, agenda, qualifica leads, transcreve a caixa postal e funciona em 10 idiomas. O agente de SMS vem grátis com os planos de voz. O Lite custa US$29 por 60 minutos, depois US$0,48 por minuto. As transferências só existem a partir do Elite (US$349, 1.000 minutos), então nos planos mais baratos ele não consegue passar uma ligação urgente para você.

Defina as regras do que pode acordar você

O erro mais comum fora do horário é ser vago demais. “Passe as ligações urgentes” vai acordar você por tudo ou por nada. Escreva as regras:

1. Liste as duas ou três situações que justificam uma ligação ainda esta noite.
2. Defina quem recebe a transferência e quem é o próximo se essa pessoa não atender. Upfirst, Rosie (a partir do Scale) e outros oferecem transferências em cascata para isso.
3. Decida o que o assistente diz quando ninguém atende, por exemplo “retornamos até as 8h”.
4. Em qualquer situação de perigo, oriente quem liga a acionar primeiro os serviços de emergência.

Depois teste com ligações às 21h e num domingo. As configurações de transferência muitas vezes mudam conforme o horário.

Por ligação ou por minuto fora do horário

Linhas fora do horário costumam receber menos ligações do que durante o dia. Isso muda qual modelo de cobrança sai mais barato. Um plano por ligação como o do Upfirst é fácil de prever se você sabe mais ou menos quantas ligações chegam depois das 17h. Um pacote de minutos como o do Johnni ou do Dialzara serve para ligações curtas, mas confira o que acontece depois da franquia. O Dialzara cobra US$0,48 por minuto no Lite, e alguns produtos param de atender quando os minutos acabam. Veja um mês do seu registro de ligações perdidas antes de escolher um plano.

Como ativar

A maioria das configurações fora do horário desvia o seu número para o assistente em horários definidos, ou quando você não atende depois de alguns toques. Algumas operadoras lidam melhor do que outras com o desvio por horário, então confira com a sua. Depois:

• Cadastre no assistente o seu horário de funcionamento e os feriados.
• Confira se o resumo da manhã chega onde a sua equipe começa o dia.
• Leia todos os resumos de fora do horário nas duas primeiras semanas e ajuste o roteiro.

Se o seu telefone também fica congestionado durante o dia, veja alto volume de ligações.

Perguntas frequentes