Asystenci telefoniczni AI do połączeń po godzinach

Co powinna zapewniać obsługa po godzinach

Osoby dzwoniące po godzinach dzielą się na trzy grupy, a każda wymaga innej obsługi:

• Naprawdę pilne: pęknięta rura, klient z terminem rano, najemca, który nie może wejść do mieszkania. Te sprawy mogą wymagać człowieka jeszcze tej nocy.
• Gotowi do rezerwacji: ktoś, kto chce umówić termin. Asystent może zarezerwować termin lub przyjąć prośbę na rano.
• Tylko pytają: godziny otwarcia, ceny, czy obsługują Państwo ich okolicę. Asystent może odpowiedzieć na podstawie przekazanych mu informacji.

Dobra obsługa po godzinach odpowiada wszystkim trzem grupom, przełącza do Państwa tylko pierwszą, a resztę zostawia na rano.

Cztery opcje na noce i weekendy

Upfirst: tylko po godzinach, jeśli Państwo chcą

Upfirst może odbierać wszystkie połączenia, tylko nadmiarowe albo tylko po godzinach. Dlatego dobrze pasuje do firmy, która ma personel w ciągu dnia. Zapisuje wizyty w Google, Outlook, Clio, Acuity, Calendly i Square, oferuje przekazywanie rozmów z zapowiedzią i kaskadowe oraz obsługuje dwukierunkowe SMS-y. Rozlicza się za połączenie, od US$24,95 miesięcznie za 30 połączeń. Połączenia krótsze niż 15 sekund i spam nie są liczone, co pomaga, gdy na linie po godzinach trafiają automatyczne połączenia.

Johnni: australijski, od nocy po święta

Johnni deklaruje, że odbiera „nights, weekends and public holidays” (w nocy, w weekendy i w święta). Ma siedzibę w Brisbane, zapewnia numer lokalny, oferuje przekazanie rozmowy z zapowiedzią i terminarz synchronizowany z Google Calendar lub Outlook. Ceny zaczynają się od A$44 miesięcznie bez GST (australijskiego podatku od towarów i usług) przy rozliczeniu rocznym za 60 minut, co może wystarczyć, jeśli połączeń po godzinach jest niewiele. Przy rozliczeniu miesięcznym ceny zaczynają się od A$49.

Rosie: 24/7 z aplikacjami mobilnymi

Rosie odbiera 24/7, przyjmuje wiadomości i może wysyłać dzwoniącym SMS-y w trakcie rozmowy. Ma aplikacje na iOS i Android oraz obsługuje angielski i hiszpański. Rezerwacje w Państwa kalendarzu oraz przekazywanie rozmów z zapowiedzią i kaskadowe są dostępne od planu Scale (US$149, 1000 minut). Plan Professional (US$49, 250 minut) nie ma żadnej z tych funkcji. Nie udało nam się potwierdzić opłat Rosie za przekroczenie limitu.

Dialzara: niska cena na start

Dialzara odbiera 24/7, umawia terminy, kwalifikuje leady, transkrybuje pocztę głosową i działa w 10 językach. Agent SMS jest bezpłatny w planach głosowych. Lite kosztuje US$29 za 60 minut, potem US$0,48 za minutę. Przekazywanie rozmów jest dostępne dopiero od planu Elite (US$349, 1000 minut), więc w tańszych planach asystent nie przełączy do Państwa pilnego połączenia.

Zasady: co może Państwa obudzić

Najczęstszy błąd przy obsłudze po godzinach to zbyt ogólne zasady. Polecenie „przełączaj pilne połączenia” sprawi, że telefon obudzi Państwa przy wszystkim albo przy niczym. Zasady trzeba spisać:

1. Wypisać dwie lub trzy sytuacje, które uzasadniają telefon jeszcze tej nocy.
2. Wskazać, kto odbiera przekazaną rozmowę i kto jest następny, jeśli ta osoba nie odbierze. Upfirst, Rosie (od planu Scale) i inne oferują do tego przekazywanie kaskadowe.
3. Ustalić, co asystent mówi, gdy nikt nie odbiera, na przykład „oddzwonimy do 8:00”.
4. W każdej niebezpiecznej sytuacji polecić dzwoniącemu, by najpierw skontaktował się ze służbami ratunkowymi.

Potem należy to przetestować połączeniami o 21:00 i w niedzielę. Ustawienia przekazywania często różnią się w zależności od pory dnia.

Za połączenie czy za minutę po godzinach

Na liniach po godzinach zwykle jest mniej połączeń niż w ciągu dnia. To zmienia, który model rozliczeń jest tańszy. Plan za połączenie, taki jak w Upfirst, łatwo przewidzieć, jeśli wiadomo mniej więcej, ile połączeń przychodzi po 17:00. Pakiet minut, jak w Johnni czy Dialzara, pasuje do krótkich rozmów, ale należy sprawdzić, co się dzieje po przekroczeniu limitu. Dialzara nalicza US$0,48 za minutę w planie Lite, a niektóre produkty przestają odbierać, gdy minuty się skończą. Przed wyborem planu warto przejrzeć miesięczny rejestr nieodebranych połączeń.

Uruchomienie

W większości konfiguracji po godzinach numer jest przekierowywany do asystenta o określonych porach albo wtedy, gdy nikt nie odbierze po kilku sygnałach. Niektórzy operatorzy lepiej radzą sobie z przekierowaniem zależnym od pory, więc warto to sprawdzić u swojego. Następnie:

• Wpisać do asystenta godziny otwarcia i dni świąteczne.
• Sprawdzić, czy poranne podsumowanie trafia tam, gdzie zespół zaczyna dzień.
• Przez pierwsze dwa tygodnie czytać każde podsumowanie z połączeń po godzinach i poprawiać scenariusz.

Jeśli telefon dzwoni bez przerwy także w ciągu dnia, warto zajrzeć na stronę dużo połączeń.

Najczęstsze pytania