مساعدات هاتفية بالذكاء الاصطناعي لمكالمات ما بعد الدوام

ما الذي ينبغي أن تقدّمه تغطية ما بعد الدوام

ينقسم المتصلون بعد الدوام إلى ثلاث فئات، تحتاج كل منها إلى معاملة مختلفة:

• عاجل فعلًا: أنبوب منفجر، أو عميل لديه موعد نهائي في الصباح، أو مستأجر عالق خارج منزله. وقد يحتاج هؤلاء إلى شخص الليلة.
• جاهز للحجز: شخص يريد موعدًا. يمكن للمساعد الحجز أو تسجيل طلب للصباح.
• مجرد استفسار: ساعات العمل، والأسعار، وهل تخدم منطقته. يمكن للمساعد الإجابة عنها مما أخبرته به.

الإعداد الجيد لما بعد الدوام يرد على الفئات الثلاث، ولا يحوّل إليك إلا الفئة الأولى، ويترك الباقي بانتظارك في الصباح.

أربعة خيارات للليالي وعطلات نهاية الأسبوع

Upfirst: بعد الدوام فقط، إن أردت

يمكن لـ Upfirst الرد على كل المكالمات، أو الفائضة فقط، أو مكالمات ما بعد الدوام فقط. وهذا يجعله مناسبًا لنشاط لديه موظفون نهارًا. يحجز في Google وOutlook وClio وAcuity وCalendly وSquare، ويقدّم التحويل مع تمهيد والتحويل المتسلسل، ويتعامل مع رسائل SMS ثنائية الاتجاه. ويفوتر بالمكالمة، بدءًا من US$24.95 شهريًا مقابل 30 مكالمة. ولا تُحتسب المكالمات الأقل من 15 ثانية ولا المكالمات المزعجة، وهذا يفيد حين تجذب خطوط ما بعد الدوام المكالمات الآلية.

Johnni: أسترالي، من الليالي إلى العطلات الرسمية

يقول Johnni إنه يرد في "الليالي وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية" (بصياغة المورّد مترجمةً). مقرّه في بريزبن، ويمنحك رقمًا محليًا، ويقدّم التحويل مع تمهيد وأداة جدولة تتزامن مع تقويم Google أو Outlook. تبدأ الأسعار من A$44 شهريًا غير شامل GST (ضريبة السلع والخدمات الأسترالية) بالفوترة السنوية مقابل 60 دقيقة، وقد يكفي ذلك إن كانت مكالمات ما بعد الدوام قليلة. وتبدأ الفوترة الشهرية من A$49.

Rosie: على مدار الساعة مع تطبيقات للهاتف المحمول

يرد Rosie على مدار الساعة، ويأخذ الرسائل، ويمكنه مراسلة المتصلين نصيًا أثناء المكالمة. لديه تطبيقات iOS وAndroid، ويدعم الإنجليزية والإسبانية. ويبدأ الحجز في تقويمك والتحويل مع تمهيد والتحويل المتسلسل من خطة Scale (US$149، و1,000 دقيقة). أما خطة Professional (US$49، و250 دقيقة) فلا تتضمن أيًّا منهما. ولم نتمكن من التأكد من رسوم الاستخدام الزائد لدى Rosie.

Dialzara: سعر دخول منخفض

يرد Dialzara على مدار الساعة، ويحجز، ويؤهّل العملاء المحتملين، ويفرّغ البريد الصوتي نصيًا، ويعمل بعشر لغات. ووكيل الرسائل النصية SMS لديه مجاني مع الخطط الصوتية. خطة Lite بسعر US$29 مقابل 60 دقيقة، ثم US$0.48 للدقيقة. والتحويلات متاحة فقط في Elite (US$349، و1,000 دقيقة) وما فوقها، لذا لا يستطيع في الخطط الأرخص تحويل مكالمة عاجلة إليك.

ضع قواعد لما يستحق إيقاظك

أكثر الأخطاء شيوعًا بعد الدوام هو الغموض. عبارة "حوّل المكالمات العاجلة" ستوقظك إما لكل شيء أو لا لشيء. اكتب القواعد بوضوح:

1. اذكر الحالتين أو الثلاث التي تبرر مكالمة الليلة.
2. سمِّ من يتلقى التحويل، ومن يليه إن لم يرد. يقدّم Upfirst وRosie (بدءًا من Scale) وغيرهما التحويل المتسلسل لهذا الغرض.
3. حدّد ما يقوله المساعد حين لا يرد أحد، مثل "سنعاود الاتصال بك قبل الثامنة صباحًا".
4. في أي أمر خطير، اطلب من المتصل التواصل مع خدمات الطوارئ أولًا.

ثم اختبره بمكالمات في التاسعة مساءً ويوم الأحد. فإعدادات التحويل كثيرًا ما تختلف حسب الوقت.

بالمكالمة أم بالدقيقة لما بعد الدوام

عادةً ما تحمل خطوط ما بعد الدوام مكالمات أقل من خطوط النهار. وهذا يغيّر نموذج الفوترة الأرخص. الخطة بالمكالمة مثل خطة Upfirst سهلة التوقع إن كنت تعرف تقريبًا عدد المكالمات التي تصل بعد الخامسة مساءً. وحزمة الدقائق مثل Johnni أو Dialzara تناسب المكالمات القصيرة، لكن تحقّق مما يحدث بعد تجاوز الرصيد. يفرض Dialzara ‏US$0.48 للدقيقة في Lite، وبعض المنتجات تتوقف عن الرد عند نفاد الدقائق. راجع سجل مكالماتك الفائتة لشهر قبل اختيار خطة.

التشغيل

معظم إعدادات ما بعد الدوام تحوّل رقمك إلى المساعد في أوقات محددة، أو حين لا ترد خلال بضع رنات. وبعض مزوّدي خدمة الهاتف يتعاملون مع التحويل حسب الوقت أفضل من غيرهم، لذا تحقّق من مزوّدك. ثم:

• سجّل ساعات العمل والعطلات الرسمية في المساعد.
• تأكد من وصول ملخص الصباح إلى حيث يبدأ فريقك يومه.
• اقرأ كل ملخص لما بعد الدوام خلال أول أسبوعين وصحّح النص.

إن كان هاتفك مزدحمًا خلال النهار أيضًا، فراجع حجم المكالمات الكبير.

أسئلة شائعة