업무 시간 외 전화를 위한 AI 전화 비서

업무 시간 외 응대가 해야 할 일

업무 시간 외 발신자는 세 부류이며, 각각 다르게 처리해야 합니다.

• 정말 긴급함: 터진 수도관, 다음 날 아침이 기한인 고객, 문 밖에 갇힌 세입자. 오늘 밤 사람이 필요할 수 있습니다.
• 예약할 준비가 됨: 시간을 잡고 싶은 사람. 비서가 예약하거나 아침에 처리할 요청을 받을 수 있습니다.
• 문의만 함: 영업시간, 가격, 그 지역도 서비스하는지 여부. 비서가 미리 알려 준 정보로 답할 수 있습니다.

좋은 업무 시간 외 설정은 세 부류 모두에 응대하고, 첫 번째 부류만 나에게 연결하며, 나머지는 아침에 확인할 수 있도록 정리해 둡니다.

야간과 주말을 위한 네 가지 선택지

Upfirst: 원하면 업무 시간 외만

Upfirst는 모든 통화, 넘치는 통화만, 또는 업무 시간 외만 응대할 수 있습니다. 그래서 낮에 직원이 있는 사업체에 잘 맞습니다. Google, Outlook, Clio, Acuity, Calendly, Square에 예약하고, 웜 트랜스퍼와 순차 연결을 제공하며, 양방향 문자를 처리합니다. 통화당 과금이며 월 US$24.95에 30통화부터입니다. 15초 미만 통화와 스팸은 과금하지 않으므로, 업무 시간 외 회선에 자동 녹음 전화가 몰릴 때 도움이 됩니다.

Johnni: 호주, 야간부터 공휴일까지

Johnni는 “야간, 주말, 공휴일”에도 응대한다고 밝힙니다. 브리즈번에 기반을 두고, 지역 번호를 제공하며, 웜 트랜스퍼와 Google 캘린더 또는 Outlook과 동기화되는 예약 기능을 제공합니다. 가격은 연간 결제 시 월 A$44, GST(호주 부가가치세) 별도로 60분부터이며, 업무 시간 외 전화가 적다면 이것으로 충분할 수 있습니다. 월간 결제는 A$49부터입니다.

Rosie: 모바일 앱과 함께 24시간

Rosie는 24시간 응대하고, 메시지를 받으며, 통화 중 발신자에게 문자를 보낼 수 있습니다. iOS와 Android 앱이 있고 영어와 스페인어를 지원합니다. 내 캘린더 예약과 웜 트랜스퍼, 순차 연결은 Scale 요금제(US$149, 1,000분)부터입니다. Professional 요금제(US$49, 250분)에는 둘 다 없습니다. Rosie의 초과 요금은 확인할 수 없었습니다.

Dialzara: 낮은 시작 가격

Dialzara는 24시간 응대하고, 예약하고, 잠재 고객을 선별하며, 음성 메일을 텍스트로 변환하고, 10개 언어로 작동합니다. 문자 상담 기능은 음성 요금제에 무료로 포함됩니다. Lite는 US$29에 60분이며, 이후 분당 US$0.48입니다. 전화 연결은 Elite(US$349, 1,000분) 이상에서만 가능하므로, 더 저렴한 요금제에서는 긴급 전화를 나에게 연결할 수 없습니다.

나를 깨울 전화의 규칙 정하기

업무 시간 외 설정에서 가장 흔한 실수는 기준이 모호한 것입니다. “급한 전화는 연결해 줘”라고만 하면 모든 전화에 깨거나 아무 전화에도 깨지 않습니다. 규칙을 적어 두십시오.

1. 오늘 밤 전화를 받아야 할 상황을 두세 가지로 정리하십시오.
2. 누가 연결을 받을지, 그 사람이 받지 않으면 다음은 누구인지 정하십시오. Upfirst, Rosie(Scale부터) 등이 이를 위한 순차 연결을 제공합니다.
3. 아무도 받지 않을 때 비서가 할 말을 정하십시오. 예: “오전 8시까지 다시 전화드리겠습니다”.
4. 위험한 상황이면 먼저 응급 서비스에 연락하라고 안내하십시오.

그런 다음 오후 9시와 일요일에 전화해서 테스트하십시오. 전화 연결 설정은 시간대에 따라 다른 경우가 많습니다.

업무 시간 외에는 통화당 과금과 분당 과금 중 무엇이 좋습니까?

업무 시간 외 회선은 보통 낮 회선보다 통화가 적습니다. 그래서 어떤 과금 방식이 더 싼지가 달라집니다. Upfirst 같은 통화당 요금제는 오후 5시 이후 대략 몇 통이 오는지 알면 예측하기 쉽습니다. Johnni나 Dialzara 같은 분 단위 묶음은 짧은 통화에 맞지만, 포함 시간을 넘으면 어떻게 되는지 확인하십시오. Dialzara는 Lite에서 분당 US$0.48을 부과하며, 일부 제품은 통화 시간이 소진되면 응대를 멈춥니다. 요금제를 고르기 전에 한 달 치 부재중 전화 기록을 살펴보십시오.

설정하고 켜기

대부분의 업무 시간 외 설정은 정해진 시간에, 또는 몇 번 울려도 받지 않을 때 번호를 비서로 착신 전환합니다. 시간대별 착신 전환을 더 잘 지원하는 통신사도 있으니 사용 중인 통신사에 확인하십시오. 그다음:

• 영업시간과 공휴일을 비서에 입력하십시오.
• 아침 요약이 팀이 하루를 시작하는 곳에 도착하는지 확인하십시오.
• 처음 2주 동안은 업무 시간 외 요약을 모두 읽고 스크립트를 고치십시오.

낮에도 전화가 바쁘다면 대량 통화를 보십시오.

자주 묻는 질문