Asistentes telefónicos con IA para llamadas fuera de horario

Qué debe hacer la cobertura fuera de horario

Quienes llaman fuera de horario se dividen en tres grupos, y cada uno necesita un trato distinto:

• Realmente urgentes: una tubería rota, un cliente con un plazo que vence por la mañana, un inquilino que se quedó fuera. Puede que necesiten a una persona esa misma noche.
• Listos para reservar: alguien que quiere un horario. El asistente puede agendar o tomar una solicitud para la mañana.
• Solo consultan: horarios, precios, si atiende su zona. El asistente puede responder con lo que usted le haya indicado.

Una buena configuración fuera de horario atiende a los tres grupos, solo le transfiere a usted el primero y deja el resto listo para la mañana.

Cuatro opciones para noches y fines de semana

Upfirst: solo fuera de horario, si lo prefiere

Upfirst puede atender todas las llamadas, solo el desborde o solo fuera de horario. Eso lo hace adecuado para un negocio con personal durante el día. Agenda en Google, Outlook, Clio, Acuity, Calendly y Square, ofrece transferencias asistidas y en cascada, y gestiona SMS bidireccionales. Cobra por llamada, desde US$24.95 al mes por 30 llamadas. No se facturan las llamadas de menos de 15 segundos ni el spam, lo que ayuda cuando las líneas fuera de horario atraen llamadas automáticas.

Johnni: australiano, de las noches a los feriados

Johnni dice que atiende «noches, fines de semana y feriados». Tiene su sede en Brisbane, le da un número local y ofrece transferencia asistida y una agenda que se sincroniza con Google Calendar u Outlook. Los precios empiezan en A$44 al mes sin GST (impuesto australiano sobre bienes y servicios) con facturación anual por 60 minutos, lo que puede bastar si hay pocas llamadas fuera de horario. La facturación mensual empieza en A$49.

Rosie: 24/7 con aplicaciones móviles

Rosie atiende 24/7, toma mensajes y puede enviar SMS a quien llama durante la llamada. Tiene aplicaciones para iOS y Android, y admite inglés y español. Las reservas en su calendario y las transferencias asistidas y en cascada empiezan en el plan Scale (US$149, 1000 minutos). El plan Professional (US$49, 250 minutos) no incluye ninguna de las dos. No pudimos confirmar los cargos por excedente de Rosie.

Dialzara: precio de entrada bajo

Dialzara atiende 24/7, agenda, califica clientes potenciales, transcribe el buzón de voz y funciona en 10 idiomas. Su agente de SMS es gratuito con los planes de voz. Lite cuesta US$29 por 60 minutos, luego US$0.48 por minuto. Las transferencias solo están en Elite (US$349, 1000 minutos) y superiores, así que en los planes más baratos no puede pasarle una llamada urgente.

Defina las reglas de qué lo despierta

El error más común fuera de horario es ser demasiado vago. «Pásame las llamadas urgentes» hará que lo despierten por todo o por nada. Escriba las reglas:

1. Enumere las dos o tres situaciones que justifican una llamada esa misma noche.
2. Indique quién recibe la transferencia y quién sigue si esa persona no contesta. Upfirst, Rosie (desde Scale) y otros ofrecen transferencias en cascada para esto.
3. Decida qué dice el asistente cuando nadie contesta, por ejemplo «le devolveremos la llamada antes de las 8 de la mañana».
4. Ante cualquier situación peligrosa, indique a quien llama que contacte primero a los servicios de emergencia.

Luego pruébelo con llamadas a las 9 de la noche y un domingo. La configuración de las transferencias suele variar según la hora del día.

¿Por llamada o por minuto fuera de horario?

Las líneas fuera de horario suelen recibir menos llamadas que durante el día. Eso cambia qué modelo de facturación sale más barato. Un plan por llamada como el de Upfirst es fácil de prever si sabe aproximadamente cuántas llamadas entran después de las 5 de la tarde. Un paquete de minutos como el de Johnni o Dialzara conviene para llamadas cortas, pero compruebe qué pasa cuando se supera lo incluido. Dialzara cobra US$0.48 por minuto en Lite, y algunos productos dejan de atender cuando se acaban los minutos. Revise un mes de su registro de llamadas perdidas antes de elegir un plan.

Cómo activarlo

La mayoría de las configuraciones fuera de horario desvían su número al asistente en horarios fijos, o cuando usted no contesta tras unos cuantos tonos. Algunas compañías telefónicas gestionan mejor que otras el desvío por horario, así que consulte con la suya. Después:

• Cargue en el asistente su horario de atención y los feriados.
• Compruebe que el resumen de la mañana llega adonde su equipo empieza el día.
• Lea cada resumen fuera de horario durante las dos primeras semanas y corrija el guion.

Si su teléfono también está saturado durante el día, consulte alto volumen de llamadas.

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