Assistenti telefonici AI per le chiamate fuori orario

Cosa deve fare la copertura fuori orario

Chi chiama fuori orario rientra in tre gruppi, e ognuno va gestito in modo diverso:

• Davvero urgenti: un tubo scoppiato, un cliente con una scadenza la mattina dopo, un inquilino chiuso fuori casa. Potrebbe servire una persona già stasera.
• Pronti a prenotare: qualcuno che vuole un appuntamento. L’assistente può prenotare o prendere una richiesta per la mattina.
• Solo informazioni: orari, prezzi, se servi la loro zona. L’assistente può rispondere con quello che gli hai detto.

Una buona configurazione fuori orario risponde a tutti e tre, passa a te solo il primo gruppo e ti fa trovare il resto pronto al mattino.

Quattro opzioni per notti e weekend

Upfirst: solo fuori orario, se vuoi

Upfirst può rispondere a tutte le chiamate, solo a quelle in eccesso o solo fuori orario. È quindi adatto a un’attività che ha personale durante il giorno. Prenota in Google, Outlook, Clio, Acuity, Calendly e Square, offre trasferimenti assistiti e a cascata e gestisce SMS bidirezionali. Fattura a chiamata, da US$24,95 al mese per 30 chiamate. Le chiamate sotto i 15 secondi e lo spam non vengono addebitati, il che aiuta quando le linee fuori orario attirano chiamate automatiche.

Johnni: australiano, dalle notti ai festivi

Johnni dice di rispondere «di notte, nei weekend e nei festivi». Ha sede a Brisbane, ti fornisce un numero locale e offre il trasferimento assistito e un’agenda che si sincronizza con Google Calendar o Outlook. I prezzi partono da A$44 al mese GST esclusa (l’imposta australiana su beni e servizi) con fatturazione annuale per 60 minuti, che possono bastare se le chiamate fuori orario sono poche. La fatturazione mensile parte da A$49.

Rosie: 24/7 con app per smartphone

Rosie risponde 24/7, prende messaggi e può inviare SMS a chi chiama durante la chiamata. Ha app per iOS e Android e supporta inglese e spagnolo. La prenotazione sul tuo calendario e i trasferimenti assistiti e a cascata partono dal piano Scale (US$149, 1.000 minuti). Il piano Professional (US$49, 250 minuti) non ha né l’una né gli altri. Non siamo riusciti a confermare i costi extra di Rosie.

Dialzara: prezzo d’ingresso basso

Dialzara risponde 24/7, prenota, qualifica i contatti, trascrive la segreteria e funziona in 10 lingue. Il suo agente SMS è gratuito con i piani voce. Lite costa US$29 per 60 minuti, poi US$0,48 al minuto. I trasferimenti ci sono solo dal piano Elite (US$349, 1.000 minuti) in su, quindi con i piani più economici non può passarti una chiamata urgente.

Stabilisci per cosa vuoi essere svegliato

L’errore più comune fuori orario è essere troppo vaghi. «Passami le chiamate urgenti» ti sveglierà per tutto o per niente. Scrivi le regole:

1. Elenca le due o tre situazioni che giustificano una chiamata già stanotte.
2. Indica chi riceve il trasferimento e chi viene dopo se non risponde. Upfirst, Rosie (dal piano Scale) e altri offrono per questo i trasferimenti a cascata.
3. Decidi cosa dice l’assistente quando nessuno risponde, per esempio «la richiamiamo entro le 8».
4. Per qualsiasi situazione pericolosa, di’ a chi chiama di contattare prima i servizi di emergenza.

Poi prova con chiamate alle 21 e di domenica. Le impostazioni dei trasferimenti spesso cambiano in base all’ora.

A chiamata o a minuto fuori orario

Le linee fuori orario di solito ricevono meno chiamate di quelle diurne. Questo cambia quale modello di fatturazione conviene. Un piano a chiamata come quello di Upfirst è facile da prevedere se sai più o meno quante chiamate arrivano dopo le 17. Un pacchetto di minuti come quello di Johnni o di Dialzara è adatto alle chiamate brevi, ma verifica cosa succede oltre il pacchetto. Dialzara addebita US$0,48 al minuto sul piano Lite, e alcuni prodotti smettono di rispondere quando finiscono i minuti. Guarda un mese del tuo registro delle chiamate perse prima di scegliere un piano.

Come attivarlo

La maggior parte delle configurazioni fuori orario inoltra il tuo numero all’assistente a orari prestabiliti, o quando non rispondi dopo qualche squillo. Alcuni operatori telefonici gestiscono l’inoltro a orario meglio di altri, quindi informati con il tuo. Poi:

• Inserisci nell’assistente gli orari di apertura e i festivi.
• Verifica che il riepilogo del mattino arrivi dove il tuo team inizia la giornata.
• Leggi ogni riepilogo fuori orario nelle prime due settimane e correggi il copione.

Se il telefono è intasato anche di giorno, consulta alti volumi di chiamate.

Domande frequenti