KI-Telefonassistenten für Anrufe nach Geschäftsschluss

Was die Abdeckung nach Geschäftsschluss leisten sollte

Anrufer nach Geschäftsschluss fallen in drei Gruppen, und jede braucht eine andere Behandlung:

• Wirklich dringend: ein geplatztes Rohr, ein Mandant mit einer Frist am Morgen, ein ausgesperrter Mieter. Hier wird vielleicht noch heute Nacht ein Mensch gebraucht.
• Bereit zu buchen: jemand, der einen Termin möchte. Der Assistent kann buchen oder eine Anfrage für den Morgen aufnehmen.
• Nur eine Frage: Öffnungszeiten, Preise, ob Sie ihre Gegend bedienen. Das kann der Assistent mit dem beantworten, was Sie ihm mitgegeben haben.

Eine gute Einrichtung nach Geschäftsschluss nimmt alle drei an, stellt nur die erste Gruppe zu Ihnen durch und hält den Rest für den Morgen bereit.

Vier Optionen für Nächte und Wochenenden

Upfirst: auf Wunsch nur nach Geschäftsschluss

Upfirst kann alle Anrufe, nur den Überlauf oder nur Anrufe nach Geschäftsschluss annehmen. Damit passt es gut zu einem Betrieb, der tagsüber Personal hat. Es bucht in Google, Outlook, Clio, Acuity, Calendly und Square, bietet Weiterleitung mit Übergabe und Kaskaden-Weiterleitung und beherrscht SMS in beide Richtungen. Abgerechnet wird pro Anruf, ab US$24,95 im Monat für 30 Anrufe. Anrufe unter 15 Sekunden und Spam werden nicht berechnet – hilfreich, wenn Leitungen nach Geschäftsschluss Roboteranrufe anziehen.

Johnni: australisch, von Nächten bis Feiertagen

Johnni sagt, es nehme „nachts, am Wochenende und an Feiertagen“ an. Der Anbieter sitzt in Brisbane, gibt Ihnen eine Ortsnummer und bietet Weiterleitung mit Übergabe sowie einen Terminplaner, der mit Google Calendar oder Outlook synchronisiert. Die Preise beginnen bei A$44 im Monat zzgl. GST (australische Umsatzsteuer) bei jährlicher Abrechnung für 60 Minuten – das kann reichen, wenn es nach Geschäftsschluss wenige Anrufe gibt. Monatliche Abrechnung beginnt bei A$49.

Rosie: rund um die Uhr mit Mobil-Apps

Rosie nimmt rund um die Uhr an, notiert Nachrichten und kann Anrufern während des Anrufs SMS senden. Es gibt Apps für iOS und Android, und unterstützt werden Englisch und Spanisch. Terminbuchung in Ihrem Kalender sowie Weiterleitung mit Übergabe und Kaskaden-Weiterleitung beginnen mit dem Scale-Tarif (US$149, 1.000 Minuten). Der Professional-Tarif (US$49, 250 Minuten) hat keines von beiden. Rosies Kosten für Mehrverbrauch konnten wir nicht bestätigen.

Dialzara: niedriger Einstiegspreis

Dialzara nimmt rund um die Uhr an, bucht Termine, qualifiziert Anfragen, transkribiert Sprachnachrichten und arbeitet in 10 Sprachen. Der SMS-Agent ist bei den Sprachtarifen kostenlos dabei. Lite kostet US$29 für 60 Minuten, danach US$0,48 pro Minute. Weiterleitungen gibt es erst ab Elite (US$349, 1.000 Minuten); in günstigeren Tarifen kann ein dringender Anruf also nicht zu Ihnen durchgestellt werden.

Legen Sie fest, wofür Sie geweckt werden

Der häufigste Fehler nach Geschäftsschluss ist zu viel Unklarheit. „Dringende Anrufe durchstellen“ weckt Sie entweder bei allem oder bei nichts. Schreiben Sie die Regeln auf:

1. Nennen Sie die zwei oder drei Situationen, die einen Anruf noch in der Nacht rechtfertigen.
2. Legen Sie fest, wer die Weiterleitung bekommt und wer als Nächstes dran ist, wenn diese Person nicht abnimmt. Upfirst, Rosie (ab Scale) und andere bieten dafür Kaskaden-Weiterleitungen.
3. Bestimmen Sie, was der Assistent sagt, wenn niemand abnimmt, etwa „wir rufen Sie bis 8 Uhr zurück“.
4. Bei allem Gefährlichen fordern Sie den Anrufer auf, zuerst den Notruf zu wählen.

Testen Sie das dann mit Anrufen um 21 Uhr und an einem Sonntag. Weiterleitungseinstellungen unterscheiden sich oft je nach Tageszeit.

Pro Anruf oder pro Minute nach Geschäftsschluss?

Leitungen nach Geschäftsschluss bekommen meist weniger Anrufe als tagsüber. Das verändert, welches Abrechnungsmodell günstiger ist. Ein Tarif pro Anruf wie bei Upfirst ist leicht planbar, wenn Sie ungefähr wissen, wie viele Anrufe nach 17 Uhr eingehen. Ein Minutenpaket wie bei Johnni oder Dialzara eignet sich für kurze Anrufe, aber prüfen Sie, was nach Ausschöpfen des Kontingents passiert. Dialzara berechnet im Lite-Tarif US$0,48 pro Minute, und manche Produkte nehmen keine Anrufe mehr an, wenn die Minuten aufgebraucht sind. Sehen Sie sich das Protokoll Ihrer verpassten Anrufe eines Monats an, bevor Sie einen Tarif wählen.

So schalten Sie es ein

Bei den meisten Einrichtungen wird Ihre Nummer zu festen Zeiten oder nach einigen Klingeltönen ohne Annahme an den Assistenten weitergeleitet. Manche Telefonanbieter können zeitgesteuerte Weiterleitung besser als andere – fragen Sie bei Ihrem nach. Dann:

• Hinterlegen Sie Ihre Öffnungszeiten und Feiertage im Assistenten.
• Prüfen Sie, dass die morgendliche Zusammenfassung dort ankommt, wo Ihr Team den Tag beginnt.
• Lesen Sie in den ersten zwei Wochen jede Zusammenfassung nach Geschäftsschluss und verbessern Sie das Skript.

Wenn Ihr Telefon auch tagsüber ausgelastet ist, lesen Sie hohes Anrufaufkommen.

Häufige Fragen