AI-telefoonassistenten voor gesprekken buiten kantoortijd

Wat dekking buiten kantoortijd moet doen

Bellers buiten kantoortijd vallen in drie groepen, en elke groep vraagt een andere aanpak:

• Echt dringend: een gesprongen leiding, een cliënt met een deadline morgenochtend, een huurder die buitengesloten is. Die hebben misschien vanavond nog een mens nodig.
• Klaar om te boeken: iemand die een tijd wil. De assistent kan inplannen of een verzoek voor de ochtend noteren.
• Alleen een vraag: openingstijden, prijzen, of u in hun regio werkt. De assistent kan die beantwoorden met wat u hem hebt verteld.

Een goede inrichting voor buiten kantoortijd beantwoordt alle drie, verbindt alleen de eerste groep naar u door en laat de rest 's ochtends voor u klaarliggen.

Vier opties voor nachten en weekenden

Upfirst: alleen buiten kantoortijd, als u dat wilt

Upfirst kan elk gesprek aannemen, alleen de overloop, of alleen buiten kantoortijd. Daardoor past het goed bij een bedrijf met personeel overdag. Het plant in Google, Outlook, Clio, Acuity, Calendly en Square, biedt warme en watervaldoorverbinding en verwerkt sms in twee richtingen. Het rekent per gesprek, vanaf US$24,95 per maand voor 30 gesprekken. Gesprekken korter dan 15 seconden en spam worden niet gerekend; dat helpt als lijnen buiten kantoortijd automatische spamoproepen aantrekken.

Johnni: Australisch, van nachten tot feestdagen

Johnni zegt op te nemen “nights, weekends and public holidays” (nachten, weekenden en feestdagen). Het zit in Brisbane, geeft u een lokaal nummer en biedt warme doorverbinding en een planner die synchroniseert met Google Calendar of Outlook. Prijzen beginnen bij A$44 per maand excl. GST (Australische btw) bij jaarlijkse betaling voor 60 minuten; dat kan genoeg zijn als er weinig gesprekken buiten kantoortijd zijn. Maandelijkse betaling begint bij A$49.

Rosie: 24/7 met mobiele apps

Rosie neemt 24/7 op, noteert berichten en kan bellers tijdens het gesprek een sms sturen. Het heeft apps voor iOS en Android en ondersteunt Engels en Spaans. Inplannen in uw agenda en warme en watervaldoorverbinding beginnen bij het Scale-abonnement (US$149, 1.000 minuten). Het Professional-abonnement (US$49, 250 minuten) heeft geen van beide. We konden de overschrijdingskosten van Rosie niet bevestigen.

Dialzara: lage instapprijs

Dialzara neemt 24/7 op, plant afspraken in, kwalificeert leads, schrijft voicemails uit en werkt in 10 talen. De sms-agent is gratis bij spraakabonnementen. Lite kost US$29 voor 60 minuten, daarna US$0,48 per minuut. Doorverbinden kan alleen op Elite (US$349, 1.000 minuten) en hoger, dus op goedkopere abonnementen kan het een dringend gesprek niet naar u doorverbinden.

Leg vast waarvoor u wakker gemaakt wordt

De meest gemaakte fout buiten kantoortijd is te vaag zijn. “Verbind dringende gesprekken door” maakt u voor alles wakker of voor niets. Schrijf de regels uit:

1. Noem de twee of drie situaties die een telefoontje vanavond rechtvaardigen.
2. Noem wie het doorverbonden gesprek krijgt, en wie de volgende is als die niet opneemt. Upfirst, Rosie (vanaf Scale) en andere bieden hiervoor watervaldoorverbinding.
3. Bepaal wat de assistent zegt als niemand opneemt, zoals “we bellen u vóór 8.00 uur terug”.
4. Laat de beller bij alles wat gevaarlijk is eerst de hulpdiensten bellen.

Test het daarna met gesprekken om 21.00 uur en op een zondag. Doorverbindinstellingen verschillen vaak per tijdstip.

Per gesprek of per minuut buiten kantoortijd

Lijnen buiten kantoortijd krijgen meestal minder gesprekken dan overdag. Dat verandert welk afrekenmodel goedkoper is. Een abonnement per gesprek zoals dat van Upfirst is goed te voorspellen als u ongeveer weet hoeveel gesprekken er na 17.00 uur binnenkomen. Een minutenbundel zoals die van Johnni of Dialzara past bij korte gesprekken, maar controleer wat er gebeurt boven het tegoed. Dialzara rekent US$0,48 per minuut op Lite, en sommige producten stoppen met opnemen als de minuten op zijn. Bekijk een maand van uw gemiste oproepen voordat u een abonnement kiest.

Aanzetten

Bij de meeste inrichtingen voor buiten kantoortijd wordt uw nummer op vaste tijden naar de assistent doorgeschakeld, of als u niet binnen een paar keer overgaan opneemt. Sommige telefoonproviders regelen tijdgebonden doorschakelen beter dan andere, dus vraag het bij de uwe na. Daarna:

• Leg uw openingstijden en feestdagen vast in de assistent.
• Controleer dat de ochtendsamenvatting binnenkomt waar uw team de dag begint.
• Lees de eerste twee weken elke samenvatting van buiten kantoortijd en verbeter het script.

Is uw telefoon overdag ook druk, kijk dan bij veel gesprekken.

Vragen die mensen stellen