עוזרים טלפוניים מבוססי AI לשיחות מחוץ לשעות הפעילות

מה כיסוי מחוץ לשעות הפעילות צריך לעשות

מתקשרים מחוץ לשעות הפעילות מתחלקים לשלוש קבוצות, וכל אחת מהן צריכה טיפול שונה:

• דחוף באמת: צינור שהתפוצץ, לקוח עם מועד אחרון בבוקר, שוכר שננעל מחוץ לדירה. ייתכן שאלה צריכים אדם עוד הלילה.
• מוכנים לקבוע: מישהו שרוצה מועד. העוזר יכול לקבוע תור או לרשום בקשה לבוקר.
• רק שואלים: שעות פתיחה, מחירים, האם אתם נותנים שירות באזור שלהם. העוזר יכול לענות על אלה ממה שסיפרתם לו.

הגדרה טובה לשעות שמחוץ לפעילות עונה לשלוש הקבוצות, מעבירה אליכם רק את הקבוצה הראשונה, ומשאירה את השאר מחכים לכם בבוקר.

ארבע אפשרויות ללילות ולסופי שבוע

Upfirst: רק מחוץ לשעות הפעילות, אם תרצו

Upfirst יכול לענות לכל שיחה, לשיחות עודפות בלבד או רק מחוץ לשעות הפעילות. זה הופך אותו להתאמה טובה לעסק עם צוות בשעות היום. הוא קובע תורים ב-Google, Outlook, Clio, Acuity, Calendly ו-Square, מציע העברות חמות ומדורגות ומטפל ב-SMS דו-כיווני. החיוב הוא לפי שיחה, מ-US$24.95 לחודש עבור 30 שיחות. שיחות קצרות מ-15 שניות וספאם לא מחויבים, וזה עוזר כשקווים מחוץ לשעות הפעילות מושכים שיחות רובוטיות.

Johnni: אוסטרלי, מלילות ועד חגים רשמיים

Johnni אומר שהוא עונה "בלילות, בסופי שבוע ובחגים רשמיים". הוא מבוסס בבריסביין, נותן לכם מספר מקומי, ומציע העברה חמה ומתזמן שמסתנכרן עם יומן Google או Outlook. המחירים מתחילים ב-A$44 לחודש לא כולל GST (מס הצריכה האוסטרלי) בחיוב שנתי עבור 60 דקות, וזה עשוי להספיק אם השיחות מחוץ לשעות הפעילות מעטות. חיוב חודשי מתחיל ב-A$49.

Rosie: 24/7 עם אפליקציות לנייד

Rosie עונה 24/7, רושמת הודעות ויכולה לשלוח למתקשרים הודעות טקסט במהלך השיחה. יש לה אפליקציות ל-iOS ול-Android, והיא תומכת באנגלית ובספרדית. קביעת תורים ביומן שלכם והעברות חמות ומדורגות מתחילות בתוכנית Scale (US$149, 1,000 דקות). בתוכנית Professional (US$49, 250 דקות) אין אף אחת מהן. לא הצלחנו לאמת את תעריפי החריגה של Rosie.

Dialzara: מחיר כניסה נמוך

Dialzara עונה 24/7, קובע תורים, מסנן לידים, מתמלל הודעות קוליות ועובד ב-10 שפות. סוכן ה-SMS שלו ניתן בחינם עם תוכניות הקול. Lite עולה US$29 עבור 60 דקות, ואחר כך US$0.48 לדקה. העברות קיימות רק ב-Elite (US$349, 1,000 דקות) ומעלה, כך שבתוכניות הזולות יותר הוא לא יכול להעביר אליכם שיחה דחופה.

קבעו כללים למה שמעיר אתכם

הטעות הנפוצה ביותר מחוץ לשעות הפעילות היא עמימות. "תעביר שיחות דחופות" יעיר אתכם בגלל הכול או בגלל כלום. כתבו את הכללים במפורש:

1. רשמו את שניים או שלושה המצבים שמצדיקים שיחה הלילה.
2. קבעו מי מקבל את ההעברה, ומי הבא בתור אם הוא לא עונה. Upfirst, Rosie (מתוכנית Scale) ואחרים מציעים לשם כך העברות מדורגות.
3. החליטו מה העוזר אומר כשאף אחד לא עונה, למשל "נחזור אליך עד 8:00 בבוקר".
4. בכל דבר מסוכן, הנחו את המתקשר לפנות קודם לשירותי החירום.

אחר כך בדקו זאת בשיחות ב-21:00 ובסוף השבוע. הגדרות ההעברה שונות לעיתים קרובות לפי השעה ביום.

לפי שיחה או לפי דקה מחוץ לשעות הפעילות

בקווים מחוץ לשעות הפעילות יש בדרך כלל פחות שיחות מאשר בשעות היום. זה משנה איזה מודל חיוב זול יותר. תוכנית לפי שיחה, כמו של Upfirst, קלה לחיזוי אם אתם יודעים בערך כמה שיחות מגיעות אחרי 17:00. חבילת דקות, כמו של Johnni או Dialzara, מתאימה לשיחות קצרות, אבל בדקו מה קורה מעבר למכסה. Dialzara גובה US$0.48 לדקה בתוכנית Lite, וחלק מהמוצרים מפסיקים לענות כשהדקות נגמרות. עברו על חודש מיומן השיחות שלא נענו לפני שאתם בוחרים תוכנית.

הפעלה

ברוב ההגדרות לשעות שמחוץ לפעילות, המספר שלכם מופנה לעוזר בשעות קבועות, או כשאתם לא עונים אחרי כמה צלצולים. חלק מספקי הטלפוניה מטפלים בהפניה לפי שעה טוב יותר מאחרים, אז בדקו מול הספק שלכם. אחר כך:

• הזינו לעוזר את שעות הפתיחה ואת החגים הרשמיים.
• ודאו שסיכום הבוקר מגיע למקום שבו הצוות שלכם מתחיל את היום.
• קראו כל סיכום של שיחה מחוץ לשעות הפעילות בשבועיים הראשונים ותקנו את התסריט.

אם הטלפון שלכם עמוס גם במהלך היום, ראו נפח שיחות גבוה.

שאלות שאנשים שואלים