Zo kiest u een AI-telefoonassistent

1. Bel echt proef

Begin bij uw situatie: vakmensen, praktijken, zakelijke dienstverlening, buiten kantoortijd of veel gesprekken. Test daarna zelf de producten op uw lijstje. Vraag ook een paar vrienden om te bellen, want u kent de juiste antwoorden en zij niet.

• Een gewone nieuwe aanvraag
• Een beller die vaag is of afdwaalt
• Een beller met een sterk accent, of die vanaf een lawaaiige plek belt
• Een dringend gesprek dat doorverbonden moet worden
• Een vraag die hij niet hoort te beantwoorden, zoals een prijs die u niet hebt opgegeven
• Een beller die naar een mens vraagt

Vergelijk elke samenvatting met het gesprek. Een ontbrekend telefoonnummer of een verkeerde woonplaats is een verloren klus.

2. Leg de doorverbindregels vast

Bij doorverbinden verschillen de abonnementen het meest, en de goedkoopste hebben het vaak niet:

• Rosie heeft geen doorverbinden op Professional; dat begint op Scale.
• Bij Dialzara begint doorverbinden op Elite.
• Trillet vermeldt geen doorverbinden voor Juney.
• Johnni biedt warme doorverbinding. Upfirst en Rosie bieden warme en watervaldoorverbinding.
• Smith.ai kan doorverbinden met een echte receptionist in Noord-Amerika.

Schrijf op wie elk soort gesprek krijgt, op welke tijden, en wat de assistent zegt als niemand opneemt. Test daarna elke regel.

3. Controleer waar afspraken terechtkomen

Vraag in welke agenda of welk systeem het inplant, en of het eerst de beschikbaarheid controleert:

• Genoemde agenda's: Upfirst (Google, Outlook, Clio, Acuity, Calendly, Square); Johnni (synchronisatie met Google Calendar of Outlook); Trillet Juney (Google Calendar, alleen Pro); Smith.ai (“Calendly & more”, Calendly en meer).
• Beperkingen per abonnement: Rosie plant in uw agenda vanaf Scale; de koppeling van Sophiie met Google Calendar is beperkt op het basisabonnement.
• Niet genoemd: Goodcall en Dialzara bieden afspraken maken, maar noemen de agenda's niet op hun prijspagina's.

Plan een testafspraak in en probeer daarna hetzelfde tijdslot dubbel te boeken.

4. Gespreksopnames en toestemming

Veel producten nemen gesprekken op en maken transcripties of samenvattingen. Wetten over het opnemen van telefoongesprekken verschillen tussen Australische staten en territoria, en tussen Amerikaanse staten. Op sommige plaatsen moet iedere deelnemer instemmen, op andere niet. Controleer de regels waar uw bedrijf en uw bellers zich bevinden, en vraag advies als u twijfelt.

Een eenvoudige gewoonte is om aan het begin van elk gesprek te zeggen dat het gesprek wordt aangenomen door een AI-assistent en kan worden opgenomen. Vraag de aanbieder ook waar opnames worden bewaard, hoe lang, en of u ze kunt verwijderen.

5. Let op de prijsvalkuilen

Let ook op wat u niet ziet. We konden de overschrijdingskosten van Rosie niet bevestigen, omdat de FAQ over prijzen niet laadde. Vraag alles wat ontbreekt op papier op.

6. Plan wat er na het gesprek gebeurt

Een telefoonassistent noteert de gegevens. Iemand moet nog steeds de offerte sturen, erachteraan gaan en het bezoek inplannen. Bepaal wie dat doet voordat u aanzet.

Openheid: deze website wordt uitgegeven door SG1 Consulting, dat The Everything maakt. We bouwen een telefoonassistent in The Everything, maar die is in ontwikkeling, nog niet beschikbaar en heeft geen lanceerdatum. Vandaag regelt The Everything de administratie achter het gesprek, zoals offertes, opvolging en planning, binnen Microsoft 365. Het werkt samen met welke telefoonassistent u ook kiest.

Vragen die mensen stellen