KI-Telefonassistenten für Handwerksbetriebe

Was ein Handwerker vom Telefon braucht

Ein verpasster Anruf eines Neukunden ist oft ein verlorener Auftrag. Eine Sprachnachricht hinterlassen die wenigsten. Ein Telefonassistent für einen Handwerksbetrieb hat vier Aufgaben:

1. Jedes Mal annehmen – auch wenn Sie fahren, auf dem Dach stehen oder beim Kunden sind.
2. Die Auftragsdaten erfassen: Name, Nummer, Adresse und Ort, worum es geht und wie dringend es ist.
3. Dem Anrufer sagen, wie es weitergeht, etwa „der Chef ruft Sie heute Nachmittag zurück“.
4. Die Angaben an Sie weitergeben – in einer Form, die Sie zwischen zwei Einsätzen auch wirklich lesen.

Direkt in Ihren Kalender zu buchen ist nützlich, aber optional. Viele Handwerker sehen sich den Auftrag lieber erst an, bevor sie einen Termin zusagen.

Vier Optionen, die zu Handwerksbetrieben passen

Johnni: der australische Allrounder

Johnnis Solo-Tarif richtet sich an „einen Handwerker, der bei der Arbeit nicht ans Telefon kann“. Er nimmt rund um die Uhr an, auch an Feiertagen, mit nach eigenen Worten „natürlichen australischen und neuseeländischen Stimmen“. Sie erhalten Ihre eigene Ortsnummer, der Wohnort des Anrufers wird mit Ihrem Einsatzgebiet abgeglichen, Anrufe können mit Übergabe an Sie weitergeleitet werden, und ein Terminplaner synchronisiert mit Google Calendar oder Outlook. Die Preise sind in AUD zzgl. GST (australische Umsatzsteuer): Bei jährlicher Abrechnung kostet Pay As You Go A$44 im Monat (60 Minuten) und Solo A$134 (200 Minuten). Monatliche Abrechnung beginnt bei A$49. SMS gibt es als Zusatzoption für A$50 im Monat.

Sophiie: Telefon plus Büroarbeit

Sophiie bezeichnet sich als „KI-Betriebssystem für Dienstleistungsbetriebe“ und sagt, es sei „speziell für Handwerk und Dienstleistungen entwickelt“. Die Rezeption nimmt an, bucht oder notiert eine Nachricht und leitet weiter. Ab dem Growth-Tarif übernimmt sie auch Angebote, Rechnungen und Zahlungen. Als Integrationen werden Xero, ServiceM8 und Google Calendar genannt (Google Calendar ist im Basistarif eingeschränkt). Receptionist Plus kostet A$299 im Monat zzgl. GST für 250 Minuten, ohne Einrichtungsgebühr. Growth kostet A$399 im Monat für 500 Minuten plus A$800 Einrichtungsgebühr. Sophiie gibt nicht an, australische Ortsnummern bereitzustellen – fragen Sie also nach.

Goodcall Starter: die US-Option für Einzelunternehmer

Goodcall richtet seinen Starter-Tarif an den „Einzelunternehmer, der bei der Arbeit Anrufe verpasst“. Er kostet US$79 und deckt 100 verschiedene Anrufer ab, und laut Goodcall werden nie Minuten gezählt – ein langes Gespräch über einen komplizierten Auftrag kostet also nicht mehr. Der Dienst kann Termine buchen, Nachrichten aufnehmen und weiterleiten. Sie können eine Ortsnummer nutzen oder Ihre eigene weiterleiten. Australische Nummern werden nicht erwähnt.

Trillet Juney: die einfachste Einrichtung

Juney nimmt auf Ihrer bestehenden Nummer an und schickt Ihnen die Angaben. Im Pro-Tarif (US$99, 800 Minuten) bucht es in Google Calendar. Starter kostet US$49 für 200 Minuten. Weiterleitungen oder SMS werden nicht angegeben, und wenn Ihre Minuten aufgebraucht sind, nimmt es keine Anrufe mehr an – kaufen Sie also vor einem arbeitsreichen Monat Aufladungen (US$20 pro 100 Minuten).

Die Auftragsdaten richtig erfassen

Der Assistent ist nur so gut wie die Fragen, die er stellt. Bevor Sie ihn einschalten, schreiben Sie auf, was Sie bei jedem Anruf zu einem neuen Auftrag wissen müssen. Ein Installateur muss wissen, ob noch Wasser läuft. Ein Elektriker muss wissen, ob der Strom weg ist. Richten Sie den Assistenten so ein, dass er diese Fragen stellt, und prüfen Sie mit Testanrufen, ob er es tut.

• Einsatzgebiet: Johnni gleicht den Wohnort des Anrufers mit Ihrem Einsatzgebiet ab – so müssen Sie niemanden zurückrufen, dem Sie ohnehin nicht helfen können.
• Auftragssoftware: Johnni bindet ServiceM8, simPRO, ServiceTitan, HubSpot und andere als kostenpflichtige Zusatzoption an, mit individuellem Angebot je Betrieb. Sophiie nennt ServiceM8 und Xero. Wenn Sie andere Software nutzen, fragen Sie vor dem Kauf beim Anbieter nach.
• Wie es bei Ihnen ankommt: Prüfen Sie, wie die Zusammenfassung zu Ihnen gelangt. SMS ist bei Johnni eine kostenpflichtige Zusatzoption. Rosie kann während des Anrufs SMS senden. Trillet sagt, es schicke Ihnen die Angaben, aber nicht, auf welchem Weg.

Nach dem Anruf: Angebot und Nachfassen

Den Anruf anzunehmen ist die halbe Arbeit. Ob Sie den Auftrag bekommen, entscheidet sich danach: beim Vor-Ort-Termin, beim Angebot und beim Nachfassen ein paar Tage später. Von den Produkten hier bietet nur Sophiie selbst Angebote, Rechnungen und Zahlungen an, ab dem Growth-Tarif. Bei den anderen gehen die Angaben an Sie, und Ihre Auftragssoftware oder Ihre eigene Routine muss den Rest erledigen.

Ein einfacher Test: Sehen Sie sich die letzten zehn Anrufe zu neuen Aufträgen an, die Sie angenommen haben. Wie viele bekamen innerhalb von zwei Tagen ein Angebot? Wenn die Antwort „nicht viele“ lautet, löst ein Telefonassistent allein das Problem nicht. Planen Sie das Nachfassen gleich mit.

Was es einen kleinen Handwerksbetrieb kostet

Wenn Sie mehr als eine Kolonne haben oder das Telefon den ganzen Tag klingelt, lesen Sie die Seite zum hohen Anrufaufkommen.

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