So wählen Sie einen KI-Telefonassistenten aus

1. Echte Testanrufe machen

Beginnen Sie mit Ihrer Situation: Handwerk, Praxen, Kanzleien, nach Geschäftsschluss oder hohes Anrufaufkommen. Testen Sie die Auswahl dann selbst. Bitten Sie auch ein paar Bekannte anzurufen, denn Sie kennen die richtigen Antworten, die anderen nicht.

• Eine normale Neuanfrage
• Ein Anrufer, der unklar bleibt oder abschweift
• Ein Anrufer mit starkem Akzent oder aus einer lauten Umgebung
• Ein dringender Anruf, der weitergeleitet werden sollte
• Eine Frage, die er nicht beantworten sollte, etwa ein Preis, den Sie ihm nicht genannt haben
• Ein Anrufer, der einen Menschen sprechen möchte

Gleichen Sie jede Zusammenfassung mit dem Anruf ab. Eine fehlende Telefonnummer oder ein falscher Ort ist ein verlorener Auftrag.

2. Die Weiterleitungsregeln festlegen

Bei Weiterleitungen unterscheiden sich die Tarife am stärksten, und den günstigsten fehlen sie oft:

• Rosie hat im Professional-Tarif keine Weiterleitungen; sie beginnen mit Scale.
• Bei Dialzara beginnen Weiterleitungen mit Elite.
• Trillet gibt für Juney keine Weiterleitung an.
• Johnni bietet Weiterleitung mit Übergabe. Upfirst und Rosie bieten Weiterleitung mit Übergabe und Kaskaden-Weiterleitung.
• Smith.ai kann an eine echte Rezeptionskraft mit Sitz in Nordamerika weiterleiten.

Schreiben Sie auf, wer welche Art von Anruf zu welchen Zeiten bekommt und was der Assistent sagt, wenn niemand abnimmt. Testen Sie dann jede Regel.

3. Prüfen, wo Termine landen

Fragen Sie, in welchen Kalender oder welches System gebucht wird und ob vorher die Verfügbarkeit geprüft wird:

• Genannte Kalender: Upfirst (Google, Outlook, Clio, Acuity, Calendly, Square); Johnni (Synchronisierung mit Google Calendar oder Outlook); Trillet Juney (Google Calendar, nur Pro); Smith.ai („Calendly & mehr“).
• Tarifgrenzen: Rosie bucht ab Scale in Ihren Kalender; Sophiies Anbindung an Google Calendar ist im Basistarif eingeschränkt.
• Nicht genannt: Goodcall und Dialzara bieten Terminbuchung an, nennen auf ihren Preisseiten aber keine Kalender.

Buchen Sie einen Testtermin und versuchen Sie dann, denselben Zeitraum doppelt zu buchen.

4. Anrufaufzeichnung und Einwilligung

Viele Produkte zeichnen Anrufe auf und erstellen Transkripte oder Zusammenfassungen. Die Gesetze zur Aufzeichnung von Telefonaten unterscheiden sich zwischen australischen Bundesstaaten und Territorien sowie zwischen US-Bundesstaaten. An manchen Orten müssen alle Beteiligten zustimmen, an anderen nicht. Prüfen Sie die Regeln dort, wo Ihr Unternehmen und Ihre Anrufer sind, und holen Sie sich im Zweifel Rat.

Eine einfache Gewohnheit: Sagen Sie zu Beginn jedes Anrufs, dass er von einem KI-Assistenten angenommen wird und aufgezeichnet werden kann. Fragen Sie den Anbieter außerdem, wo Aufzeichnungen gespeichert werden, wie lange und ob Sie sie löschen können.

5. Auf Preisfallen achten

Achten Sie auch auf das, was Sie nicht sehen. Rosies Kosten für Mehrverbrauch konnten wir nicht bestätigen, weil die FAQ zu den Preisen nicht geladen wurden. Lassen Sie sich alles Fehlende schriftlich geben.

6. Planen, was nach dem Anruf passiert

Ein Telefonassistent erfasst die Angaben. Jemand muss trotzdem das Angebot schicken, nachfassen und den Termin vor Ort vereinbaren. Legen Sie fest, wer das übernimmt, bevor Sie einschalten.

Offenlegung: Diese Website wird von SG1 Consulting herausgegeben, das The Everything entwickelt. Wir bauen einen Telefonassistenten in The Everything ein, aber er befindet sich in der Entwicklung, ist noch nicht verfügbar und hat kein Startdatum. Heute übernimmt The Everything die Büroarbeit hinter dem Anruf, etwa Angebote, Nachfassen und Terminplanung, in Microsoft 365. Es arbeitet mit jedem Telefonassistenten zusammen, den Sie wählen.

Häufige Fragen