Come scegliere un assistente telefonico AI

1. Fai vere chiamate di prova

Parti dalla tua situazione: artigiani, studi medici, studi professionali, fuori orario o alti volumi di chiamate. Poi prova tu stesso i prodotti selezionati. Chiedi anche a qualche amico di chiamare, perché tu conosci le risposte giuste e loro no.

• Una normale nuova richiesta
• Una persona vaga o che divaga
• Una persona con un accento marcato, o che chiama da un posto rumoroso
• Una chiamata urgente da trasferire
• Una domanda a cui non dovrebbe rispondere, come un prezzo che non gli hai dato
• Una persona che chiede di parlare con un essere umano

Confronta ogni riepilogo con la chiamata. Un numero di telefono mancante o una zona sbagliata è un lavoro perso.

2. Definisci le regole di trasferimento

È sui trasferimenti che i piani differiscono di più, e quelli più economici spesso non li hanno:

• Rosie non ha trasferimenti nel piano Professional; partono da Scale.
• I trasferimenti di Dialzara partono da Elite.
• Trillet non indica trasferimenti per Juney.
• Johnni offre il trasferimento assistito. Upfirst e Rosie offrono trasferimenti assistiti e a cascata.
• Smith.ai può trasferire a una receptionist in carne e ossa con sede in Nord America.

Scrivi chi riceve ogni tipo di chiamata, in quali orari e cosa dice l’assistente se nessuno risponde. Poi prova ogni regola.

3. Verifica dove finiscono le prenotazioni

Chiedi in quale calendario o sistema prenota e se verifica prima la disponibilità:

• Calendari indicati: Upfirst (Google, Outlook, Clio, Acuity, Calendly, Square); Johnni (sincronizzazione con Google Calendar o Outlook); Trillet Juney (Google Calendar, solo Pro); Smith.ai («Calendly e altro»).
• Limiti dei piani: Rosie prenota sul tuo calendario dal piano Scale; il collegamento di Sophiie a Google Calendar è limitato nel piano base.
• Non indicati: Goodcall e Dialzara offrono le prenotazioni ma non indicano i calendari nelle pagine prezzi.

Prenota un appuntamento di prova, poi prova a prenotare due volte lo stesso orario.

4. Registrazione delle chiamate e consenso

Molti prodotti registrano le chiamate e ne ricavano trascrizioni o riepiloghi. Le leggi sulla registrazione delle telefonate variano tra stati e territori australiani, e tra stati USA. In alcuni luoghi serve il consenso di tutte le parti, in altri no. Verifica le norme dove si trovano la tua attività e chi ti chiama, e fatti consigliare se hai dubbi.

Un’abitudine semplice è dire all’inizio di ogni chiamata che risponde un assistente AI e che la chiamata può essere registrata. Chiedi anche al fornitore dove vengono conservate le registrazioni, per quanto tempo e se puoi cancellarle.

5. Attenzione alle trappole sui prezzi

Fai caso anche a ciò che non vedi. Non siamo riusciti a confermare i costi extra di Rosie, perché le sue FAQ sui prezzi non si sono caricate. Chiedi per iscritto tutto ciò che manca.

6. Pianifica cosa succede dopo la chiamata

Un assistente telefonico raccoglie i dati. Qualcuno deve comunque inviare il preventivo, sollecitarlo e fissare il sopralluogo. Decidi chi lo fa prima di attivarlo.

Trasparenza: questo sito è pubblicato da SG1 Consulting, che realizza The Everything. Stiamo integrando un assistente telefonico in The Everything, ma è in fase di sviluppo, non è ancora disponibile e non ha una data di lancio. Oggi The Everything gestisce il lavoro amministrativo dopo la chiamata, come preventivi, solleciti e appuntamenti, dentro Microsoft 365. Funziona insieme a qualunque assistente telefonico tu scelga.

Domande frequenti